Usa el formato PDF para blindar facturas y presupuestos

Convierte documentos a PDFPDF es el formato de portabilidad de documentos creado por Adobe. Es un formato ya muy extendido, y es raro si existe algún usuario de internet que todavía no haya abierto nunca un PDF.

Entre sus características más importantes, destacamos:

  • Puedes exportar cualquier tipo de documento a PDF. Textos, gráficos, imágenes, hojas de cálculo… reduciendo su tamaño en KiloBytes para minimizar su «peso» y ser más livianos en un e-mail, por ejemplo (a eso se refiere la portabilidad)
  • La visualización de un PDF se hace mediante programas de lectura apropiados (Adobe Acrobat Reader, por antonomasia, u otros programas, como FoxitReader, un programa liviano y muy funcional)
  • En las versiones de generación y edición de PDF, se puede cifrar el contenido para proteger los datos e informaciones
  • Permite la firma electrónica. Lo usan, por ejemplo, los arquitectos para que el colegio de arquitectos pueda visar los planos, por lo que su firma se puede considerar oficial o válida legalmente.

Pese a que estas ventajas las conocen la mayoría, no todo el mundo utiliza programas de edición y creación de PDF’s. Todavía hay empresas que envían a sus clientes facturas, cartas o presupuestos en formatos tipo .doc, .xls … Ello conlleva un gran riesgo a que la información sea manipulada o accidentalmente borrada, y da una imagen de poca seriedad.

El programa oficial, Adobe Acrobat, ofrece la garantía del creador del formato PDF. No obstante, existen programas gratuitos para generar PDF, como el software PDFRedirect, creado por EXP Systems. A continuación podéis ver un ejemplo de su pantalla de uso:

Pantalla PDFRedirect

el funcionamiento es simple. Desde tu editor de textos, imágenes o hojas de cálculo, eliges «Imprimir», seleccionas la impresora PDFRedirect, y se ejecutará el programa. Incluso podrás ver una preview de cómo queda el documento. Acto seguido, eliges dónde vas a guardar el documento PDF, y con qué nombre, y listo. Ya tienes una copia de tu documento en PDF.

Generando PDF’s de tus documentos importantes que sueles enviar por e-mail (presupuestos, cartas, facturas, etc) darás seriedad y oficialidad al documento que envías, lo blindarás ante eventuales cambios o retoques por parte del destinatario, e incluso puedes recibir el OK del cliente mediante una firma electrónica en el mismo documento PDF.

17 respuestas a “Usa el formato PDF para blindar facturas y presupuestos”

  1. Lo normal es enviarlo en pdf. Hace años recuerdo que pedí unos presupuestos sobre grabar unos cds y sólo una empresa me contestó con el presupuesto en pdf. Obviamente era la empresa más seria.

    Si hiciera lo mismo ahora supongo que casi todas utilizarían los pdf.

  2. Manuel,

    tema Abierto/Cerrado arreglado. Tienes toda la razón. No se por qué no lo cambié antes.

    Referente a la impresión de PDF en Openoffice, comparto tus opiniones. Es fantástico. Y lo más importante, es POR DEFECTO. Acerca el uso de impresiones en pDF de tus documentos a todos… sin necesidad de disponer del editor de Adobe Acrobat.

    Saludos!
    Jordi

  3. Por favor corregir, «Todavía hay empresas que envían a sus clientes facturas, cartas o presupuestos en formatos abiertos (.doc, .xls …).», no es un formato abierto, es cerrado. Ya dijiste que se refería al procedimiento, pero hoy día muchos usuarios empiezan a distinguir entre software libre y propietario…ayudémosles!

    En OpenOffice.org 2.3, la creación archivos PDF es fabulosa, permite definir la vista incial de quien lo abrirá (pantalla completa, vista en dos hojas, continua, …), características de seguridad (cifrado, permitir copiar texto, …), y muchas más.
    Debes ir a Archivo->Exportar y elegir la opción PDF, luego debes guardar el nombre del archivo y ahí te aparecerá una vez dez guardar, el cuadro de diálogo con las opciones mencionadas.

    Saludos,

  4. Manual Angel,

    Hablar con un lenguaje demasiado llano tiene us riesgo: ser poco preciso, y no usar las palabras correctamente.

    El público (target) de este blog son usuarios más inexpertos que tu. Es por eso que usé un vocablo mal. Tienes toda la razón.

    No obstante, a más de uno le dices «formato propietario» a un .doc o un .xls y no sabes de qué le estás hablando. Me refería a un documento sin ningún procedimiento de protección a la manipulación no consentida de sus datos. Mea Culpa.

    En próximos posts intentaré no caer en la simplificación excesiva. Gracias por tu comprensión.

  5. Apreciado Ramiro,
    Comentarios como el tuyo me encantan porque nos pone las pilas, y nos obliga a ser más cautelosos ante futuros posts. Muchas gracias por estas indicaciones.

    No obstante, no estoy del todo de acuerdo con lo que dices, por las siguientes razones:

    La primera afirmación, en la que digo que “Todavía hay empresas que envían a sus clientes facturas, cartas o presupuestos en formatos abiertos (.doc, .xls …). Ello conlleva un gran riesgo a que la información sea manipulada” esto es totalmente cierto. SI quieres te reenvio un e-mail que he recibido con un presupuesto en word con el logo de la empresa de origen insertado en el encabezado y deformado.

    BLINDAR, como bien dices, un PDF no lo consigue. Cualquier persona con el Acrobat Writer desde luego que lo edita. No obstante, estarás de acuerdo conmigo que filosóficamente, un PDF es mejor que un Excel para un presupuesto o factura.
    Mediante este verbo, blindar (totalmente inapropiado porque, como bien dices, no blindas nada con un PDF) he querido transmitir con palabras muy llanas la ventaja principal de un PDF para un Usuario inexperto (el típico usuario que envía una factura en excel sin protección).

    Documentos con firma electrónica: no todo el mundo sabe implantar una firma electrónica a un documento de excel. Desde luego que la firma electrónica es especialmente adecuado para esta función… pero para un usuario llano es más fácil y más sencillo imprimir un PDF y ya está.

    Pymecrunch es un intento de acercar la tecnología actual para personas no habituadas a ella, con el objetivo de ser más eficientes y aumentar la productividad.
    EL objeto de este post es convencer a PYMES de que es mejor imprimir documentos en PDF para comunicarse con clientes o proveedores, dando imagen de seriedad y de un modo más seguro.

  6. Este post contiene varios errores de bulto.

    «Todavía hay empresas que envían a sus clientes facturas, cartas o presupuestos en formatos abiertos (.doc, .xls …). Ello conlleva un gran riesgo a que la información sea manipulada»

    «lo blindarás ante eventuales cambios o retoques por parte del destinatario»

    Ambas afirmaciones son falsas. Creer que los pdfs no se pueden modificar es un error bastante extendido. Mucha gente confunde la «apariencia de documento en papel» con la no-modificabilidad (útil para tranquilizar al que sabe poco de informática pero, a efectos legales, tan válido/sólido como un word). Dependiendo de como haya sido creado será más o menos difícil modificarlo pero nunca «muy difícil». No hace falta ser ningún «hacker». Existen multitud de programas (empezando por Acrobat Writer) para abrir «pdfs» y modificarlos. En ese sentido, un pdf es tan modificable como un word, excel, html o txt.

    La firma electrónica es capaz de firmar cualquier tipo de documento (entre ellos, pdf, pero también word, excel, html o txt). Una de las ventajas de la firma electrónica es que te permite garantizar la «integridad» de un documento, en otras palabras, que el documento no ha sido cambiado desde el momento de su firma. La «integridad» no equivale a «el documento no se puede cambiar» (todos, pdf, word, excel, html, txt…) se pueden cambiar) sino a «si el documento se cambia, es muy fácil demostrar que alguien lo ha manipulado comparándolo con la firma».

    Finalmente, el artículo se refiere a «formatos abiertos» como aquellos donde el usuario puede «abrir» el documento para editarlo. Como he mencionado antes, hasta los pdf se pueden abrir. Por lo general, formatos «abiertos» vs «cerrados» suele referirse a formatos basados en «formatos basados en estándares abiertos» (donde cualquiera puede conocer el estándar y utilizarlo) vs «formatos propietarios» (p.ej: Word/Doc, formato propiedad de Microsoft y solo conocido por Microsoft).

  7. Sí… El usuario puede configurar las opciones para generar PDF’s.

    Como bien dices, Agustín, siempre es mejor comprimir imágenes en el momento de la exportación a PDF (en el acto de imprimir PDF+Guardar como)…

    Yo recomiendo que las imágenes estén a 150 puntos para documentos que tengas que imprimir en tu impresora… y comprimirlas al clásico 72 puntos para documentos web.

    Yo me refería a letras con una especie de desenfoque vibrante… … algo que no me había pasado nunca con PDFRedirect ni con el AdobeAcrobat.

  8. LAs propiedades del pdf las puedes definir en las opciones. Esta en la opción de exportar como PDF en el menu de Archivo.

    Con las imagenes puedes deducir que nivel de compresión quieres y eso puede que sea lo que notas en las imagenes.

  9. Sí.
    Yo mismo trabajo mediante OpenOffice y la acción de «imprimir PDF» es más que fácil= Darle a el botón y ya se abre la ventana tipo «guardar como PDF».

    Lo que he notado es que la calidad del PDF es diferente a los PDF exportados mediante otras opciones… (es como si la letra e imágenes vibraran… como si estuviera todo desenfocado por movimiento…). ¿A ti te ha ocurrido algo parecido, Agustín?

  10. Otro muy bueno y gratuito es PDF Creator. Una vez instalado aparece como una impresora más y desde cualquier aplicación se manda imprimir y genera el PDF al igual que el que comentas en el artículo.

  11. Hay otro fantastico generador de PDF: http://www.openoffice.org . La suite open source permite la exportación de PDF sin necesidad de instalar drivers.

    Quizás solo añadir que para que el PDF sea de verdad seguro debería ir firmado digitalmente, aunque en la mayoría de los casos el que sea PDF suele ser suficiente, aunque técnicamente sea fácil de cambiar para un experto.