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Trabajar en remoto no es teletrabajar, ¿estamos preparados?

Trabajar en remoto no es teletrabajar, ¿estamos preparados?

Artículo realizado por Juan Carlos Fernández. Abogado. CEO & Founder de Tecnogados.

La respuesta es, sí, estamos preparados por tecnología, pero no por organización y planificación de metodologías. Debido al aislamiento que estamos sufriendo por el COVID-19, las empresas y profesionales han visto modificadas sus pautas de trabajo, donde ha primado la improvisación de medios y metodologías para poder llevar a cabo el teletrabajo.

Pero ¿es lo mismo el teletrabajo que el trabajo en remoto?

Claramente no, este modelo de trabajo muy utilizado por organizaciones descentralizadas tipo Startups o empresas tecnológicas, donde sus trabajadores están dispersos por el mundo y donde su única herramienta de trabajo es su portátil y una conexión a internet, les permite movilidad y facilidad de adaptación. Los remotos tienen claramente definidas sus metodologías de trabajo, la planificación de sus canales de comunicación, tanto los síncronos como los asíncronos, la seguridad de su información, la disponibilidad, …; por lo que, en la actualidad de esta situación, ellos siguen desarrollando su actividad diaria con una rutina aparente. Siendo ahora un buen espejo donde mirarse, para perfilar cómo trabajan.

La dificultad viene de la mano de empresas donde prima la presencialidad de sus trabajadores y que se han visto obligadas a teletrabajar, teniendo un sinfín de problemas de adaptación al nuevo entorno de trabajo, donde la falta de planificación ha dado lugar a la improvisación y quien sabe, si esto derivará en futuros problemas de seguridad de la información y brechas de seguridad.

Claramente es imposible mantener las mismas medidas de seguridad en los equipos personales de sus empleados, unido a la conexión de la red particular, donde prima el desconocimiento de reglas de comunicación de las organizaciones y clientes. Pero dejando al margen de la seguridad de la información, las organizaciones tienen que definir unas metodologías y herramientas de comunicación, donde no puede ser el correo electrónico el principal medio, ya que este ladrón de tiempo puede dejar sin productividad de las empresas, a la vez que se enfrentan a posibles suplantaciones, phishing, ataques del CEO, …; ya que, no olvidemos, el correo electrónico es el principal medio utilizado por los ciberdelincuentes para llevar a cabo sus ataques y estafas.

“Desde Tecnogados estamos ofreciendo sin coste, consultoría sobre ciberseguridad, legalidad y privacidad de teletrabajo”

Es ahora el momento donde los Directores Ejecutivos deben tomar la dirección de las organizaciones definiendo relaciones contractuales con sus trabajadores, regulando las políticas de uso de los dispositivos, tanto los de empresa como los particulares, incorporando en este documento medidas y metodologías del teletrabajo, basadas en el consentimiento entre ambas partes, cuando los equipos son personales, pero aun así, fijando el empresario el uso de estos equipos cuando se esté desarrollando sobre ellos la jornada laboral, con el fin de proteger la información profesional, las comunicaciones con sus clientes y los datos personales de su organización. Definiendo dos entornos de escritorio, uno profesional, donde se despliegan las herramientas corporativas de la empresa, y cuando una vez finalizada la jornada laboral, el trabajador ejerce su derecho de desconexión digital, priorizando siempre las medidas de ciberseguridad, con el fin de evitar fugas de información empresarial.

Y por último, como dijo Einstein, la especie que sobrevive es la que mejor se adapta al cambio y ahora, éste es el teletrabajo, aprovechemos esta situación para sacar lecciones aprendidas y ver que el teletrabajo con una buena planificación es una realidad.  

Mis herramientas para el teletrabajo

Mis herramientas para el teletrabajo

Me he resistido a sumarme a la ola de contenido oportunista, no me gusta y con este artículo solo pretendo mostrar las herramientas que yo utilizo de manera cotidiana, en mi día a día habitual de teletrabajo. Este post es atemporal y puede que te sea útil sea cual sea el momento en el que lo leas.

En Loogic, cuando empezamos, cuando hemos sido 25 personas o ahora, siempre hemos teletrabajado sin oficina. Hubo una época, no muy larga, en la que nos veíamos en oficinas de coworking. Pero el grueso del trabajo siempre ha sido a distancia, sin ubicación fija.

Con el tiempo, aunque Loogic como negocio ya no tiene actividad, yo continúo teletrabajando en mis proyectos y con mis clientes.

En este artículo no voy a exponer las múltiples opciones y herramientas que podemos encontrar online disponibles para teletrabajar. Voy a exponer las que yo utilizo, ni mejores ni peores que otras. Simplemente son las aplicaciones o herramientas que me he habituado a utilizar y que a mí me funcionan.

Estas herramientas también están condicionadas por el tipo de trabajo que realizo actualmente, muy centrado en el mundo del pódcast con la Agencia Pódcast.

Salvo en los casos en los que lo indique, todos los servicios que aquí menciono los utilizo de forma gratuita.

Correo electrónico

El tema del correo electrónico no es tan obvio como parece. Muchas personas utilizan un correo personal de Yahoo o Hotmail, y sientiéndolo mucho, no son buenas soluciones para uso intensivo. Entre otras cosas, se comen un montón de correos que son considerados spam y no entrar ni en la bandeja de spam del usuario.

Personalmente creo que la imagen profesional utilizando estos dominios para correo electrónico tampoco es la mejor.

En definitiva, en mi caso utilizo Gmail para gestionar el correo propio de gmail como el de los dominios personales de mis proyectos. La categorización por etiquetas es el gran invento para el correo electrónico y eso compensa que el sistema de búsqueda de correos es mejorable.

Por si alguno se lo pregunta, yo sí borro correos por mucho espacio que me promete gmail: la basura a la basura.

Si no te gusta gmail o el imperio Google, me gusta mucho la aplicación de correo Roundcube que ofrecen alojadores de dominios y hosting web. En mi caso me gusta mucho el servicio de correo de Ionos que para alguna cuentas lo utilizo como una especie de respaldo.

Copia de seguridad

Hace tiempo que tomé la decisión de trabajar en entornos online, no sólo por la disponiblidad en cualquier ubicación, sino por la integridad de la información.

Ahora mismo se me puede quemar el ordenador que no me altero porque tengo todo lo imprescindible en la nube. Esto no es gratis. En mi caso pago por espacio adicional a Google.

De algunas cosas tengo una copia de seguridad en un disco duro externo, pero más por herencia de otros tiempos que por necesidad real.

Sí que tengo un pequeño problema con las copias de seguridad de los pódcast, porque requieren mucho espacio, y aún no he decidido el sistema a utilizar. Guardo los máster de las grabaciones además de los archivos de audio para publicación. Creo que me voy a decantar por un disco duro externo para esto.

Muchas veces me pregunto si realmente necesito una copia de seguridad de las grabaciones y de los audios finales, teniendo en cuenta que éstos están en uno o varios servidores online donde alojo los pódcast, y los servicios online tienen sus propios sistemas de copia de seguridad.

Creación y edición de documentos

Partiendo de que no necesito un gestor de proyectos completo, utilizo un sistema básico de creación de documentos online. Fundamentalmente utilizo Google Docs. En ocasiones necesito moificar documentos de Microsoft y para esos casos en los que debo asegurar la compatibilidad, sobre todo si se trata de hojas de cálculo, utilizo el servicio gratuito online de Office.

Reconozco que las aplicaciones móviles de Microsoft para Android son muy buenas, tanto como lo pueden ser las apps de Google (cada una para sus documentos). Además la app Word para Android visualiza muy bien los documentos pdf.

Todos los documentos terminados que comparto lo hago en formato pdf. Desde Google Docs es muy sencillo convertir cualquier documento en pdf, no así en Office que no tiene esa opción y hay que tirar de la conversión a pdf que hace el navegador con resultados no siempre correctos.

Para realizar presentaciones de servicios para clientes utilizo Canva. Si aún no lo has probado te recomiendo que le eches un vistazo a la alternativa española Edit.org Yo soy negado con el diseño gráfico, pero estas herramientas te permiten utilizar plantillas con muy buen resultado.

Por último para hacer anotaciones en cualquier momento y en cualquier lugar, especialmente con el móvil, utilizo Keep. Esta aplicación de notas que fue comprada por Google se integra muy bien con el correo de Gmail y me resulta muy práctico revisar mis notas desde el propio correo en navegador de escritorio.

Bancos y manipulación de imágenes

En cuestión de imágenes recurro al archiconocido Pixabay y de vez en cuando a Flaticon. Para editar las imágenes online utilizo Pixlr.

Para equipos de trabajo

La variedad de herramientas para equipos de trabajo es enorme, así que cualquiera que utilices y te vaya bien será la adecuada. Como he dicho que solo iba a mencionar las herramientas que utilizo me muerdo la lengua para no nombrar algunas que recomendaría, y te diré que utilizo Slack. Soy autónomo y voy por libre, pero utilizo la comunidad en Slack de Sinoficina. Creo que es una solución muy buena para comunicación de equipos que no necesitan gestionar archivos archivos compartidos por este mismo medio.

Para compartir archivos con colegas en algunos proyectos o bien con los clientes, utilizo el conocido Wetransfer. Estos días me han recordado la existencia del equivalente español Ydray que es una opción también interesante que funciona de la misma manera. En caso de necesitar un plan premium de pago, la aplicación española tiene un escalado de precios para ajustar el presupuesto, y en el momento de escribir este post ha aumentado temporalmente el tamaño de archivos a enviar hasta los 10Gb de forma gratuita.

Para terminar

Y por último y lo más importante, siempre he utilizado y lo sigo haciendo: un cuaderno y lápiz. Pero lápiz de verdad, con su sacapuntas (la goma de borrar no la uso). Y no me vale cualquier lápiz, me he hecho todo un experto. Aquí está la prueba.

SyncRTC quiere transformar el  trabajo en equipo

SyncRTC quiere transformar el trabajo en equipo

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La startup MashMeTV ha puesto en marcha una nueva aplicación empresarial colaborativa para la gestión de equipos llamada SyncRTC, centrada en el concepto de sincronización a tiempo real. Este nuevo proyecto es fruto de la experiencia y la trayectoria que la empresa de videocolaboración ha adquirido durante los últimos años, sobre todo en el mercado americano.

Así nos presenta su fundador Víctor Sánchez SyncRTC: las necesidades de las empresas van más allá de la videoconferencia o la videocolaboración, necesitan gestionar a sus públicos, a sus diferentes equipos, sus aplicaciones y archivos a través de un mismo canal, replicar en la nube la interacción física sin sufrir, por ello, limitaciones”.

SyncRTC está orientada a la gestión de los equipos profesionales y las empresas que quieren ofrecer la posibilidad real de conciliación laboral y familiar mediante el teletrabajo, que tienen sedes y equipos distribuidos en distintas ciudades o que, simplemente, necesitan reducir tiempo y gastos innecesarios de desplazamiento.

Entorno de trabajo y equipos

Entorno de trabajo y equipos

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Muchas grandes empresas celebran anualmente, al finalizar el año, una reunión de jefes y cargos medios para presentar los resultados de la empresa, y sobre todo para presentar las líneas generales del plan de empresa para el año siguiente. A esto lo llaman kick-off, algo así como punto de partida.

Otras empresas, ya no tan grandes necesariamente, invitan a sus empleados a un fin de semana de aventura, casi siempre con connotaciones de formación en valores de esfuerzo y trabajo en equipo además de la parte lúdica propia de estas actividades.

En ambos casos hay una intención de fortalecer los lazos entre los empleados y la empresa. (más…)

Smartise, nuevo directorio de anuncios para trabajadores freelance

Smartise, nuevo directorio de anuncios para trabajadores freelance

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Ya hemos hablado con anterioridad de algunos proyectos de este tipo, se trata de webs de anuncios enfocados a la búsqueda de trabajadores freelance y trabajadores independientes o a que estos ofrezcan sus servicios para empresas o personas que los quieran contratar. Entre los más conocidos pro aquí tenemos Mercado Profesional, Freelancit e Infolancer que pertenece a Infojobs. La mayoría de estos sitios están inspirados en Elance un proyecto con mucho éxito en todo el mundo.

Smartise tiene el foco puesto en los trabajos online o teletrabajo, ofreciendo a sus usuarios tanto empresas como profesionales los siguientes servicios: proponer proyectos por parte de clientes y elegir el mejor proveedor en calidad, experiencia, precio y plazo de entrega; facilitar la comunicación entre ambas partes; creación de tareas, planning y definición de los entregables, guardar un histórico de todo el proyecto realizado a través de esta plataforma. Además la web ofrece la posibilidad de suscribirse a los feeds de los trabajos por categorías y está disponible en tres idiomas. Más información en el blog de Smartise.

Presente y futuro de los mundos virtuales

Por Wilhelm Lappe, consultor especializado en mundos virtuales.

Los mundos virtuales son uno de esos temas que han pasado de la máxima atención mediática a ser objeto de todo tipo de críticas, esto le ha ocurrido muy especialmente a Second Life por ser el primero que ha llegado masivamente al público, por ello ha sido beneficiado y víctima de esta fama. Actualmente se va completando una oferta amplia y más madura, tanto en tecnología como en objetivos.

Existen muchos mundos virtuales, algunos de ellos generalistas y otros específicos, de código abierto o propietario, desde los más lúdicos a los de negocios o los orientados a investigación … hay un enorme desarrollo de mundos virtuales dirigidos a niños y jóvenes con unas cifras de uso realmente espectaculares, estos usuarios van a ser “la cantera” que con el tiempo irá llegando a otros más complejos o serios. También es destacable la cantidad de inversión que han conseguido en su conjunto durante el pasado año.

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Gestión de archivos ofimáticos en terminales móviles

Gestión de archivos ofimáticos en terminales móviles

Los temas de movilidad me interesan bastante. Habíamos hablado en Pymecrunch de software adicional para aprovechar la Blackberry, recientemente habíamos comentado el hecho de que Skype esté disponible para terminales móviles, o incluso hemos dado difusión de estudios de demuestran un aumento de la productividad usando dispositivos móviles.

Hoy queremos dar un breve repaso a una opción que creo que todavía debe potenciarse en uso y en popularidad: el uso de software de mi terminal para gestionar (crear, editar, leer) documentos ofimáticos (documentos de texto, tablas de cálculo, presentaciones powerpoint, etc.)

Si bien la visualización es más o menos habitual, tengo la sensación de que el hecho de ponerte a editar un documento en tu terminal móvil cual harías en tu ordenador con OpenOffice o MS Office.  Y eso que los nuevos terminales Blackberry disponen de una suite de serie, y desde hace ya casi 2 años móviles como el Nokia N70 tienen gestores tipo Word, Excel, etc…

Vía Moviéndonos me entero de QuickOffice Premier, que actualmente va por la versión 5.0

Quickoffice

Es de pago… Una de sus principales ventajas es la facilidad de gestión de los archivos almacenados en tu terminal, y que está disponible para un gran número de marcas. Abrearchivos .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt y .pptx, y su precio promocional actualmente es de 49€.

Que opináis sobre este tema? ¿Están los terminales capacitados para facilitarnos la gestión de archivos? ¿O somos nosotros quien todavía no aprovechamos estos softwares por que no estamos en disposición de trabajar a tan pequeña escala?

Esta claro que pueden suponer un buen aumento de la productividad (o de la esclavitud de las comunicaciones asíncronas, como vimos en este post)