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La gestión de tu tiempo: un recurso clave pero escaso

La gestión de tu tiempo: un recurso clave pero escaso

¿Cuántas veces no acabas pensando que el día se ha ido y no has sacado el provecho que esperabas de él? O que no te ha dado tiempo. O que te faltan horas del día.

Estamos ante un caso típico de gestión del tiempo. Y aunque existen diferentes técnicas para lograr un mejor control de tu tiempo, voy a exponer algunas recomendaciones comunes entre varias de ellas, aplicadas a una situación de trabajo normal hoy en día.

En primer lugar, no quieras intentar cambiar tu gestión del tiempo si no estás totalmente convencido de que lo necesitas y que estás dispuesto a hacerlo. Sólo si existe un compromiso con uno mismo es posible hacerlo. Como todo cambio, conlleva una reordenación de nuestros hábitos, de nuestro entorno, en definitiva, de nuestra estabilidad (ordenada o no). Por ello, tenlo claro antes de iniciar alguna técnica.

Una vez que tengas claro que estás convencido y comprometido con el cambio, el resto es relativamente fácil, y es aplicar mejores prácticas muy documentadas. Unas serán mejores que otras según quién las recomienden, pero en todo caso, son efectivas.

La clave de una buena gestión del tiempo está en planificar (en orden normalmente de prioridades) e intentar respetar dicha planificación en la medida de lo posible. Por supuesto, teniendo en cuenta que también tenemos que considerar la posibilidad de disponer de tiempo para lo que aparezca de forma improvisada… respetando las prioridades establecidas, por supuesto.

Debido a este factor clave, no pensemos que la gestión del tiempo sólo nos pertenece y afecta a uno mismo, es importantísimo gestionar también el entorno y la propia asertividad.

Gestión de Tareas

Una vez tengamos claros los puntos anteriores, algunas cuestiones básicas:

• Muchas de las prácticas de gestión del tiempo empiezan por conocer en qué utilizamos el tiempo. Pero no por aproximación, sino exactamente. Es el punto de inicio para comprender cuánto de nuestro tiempo es utilizado y cuánto gastado (o desperdiciado). Podéis encontrar una plantilla en BusinessBalls. Cuando tengas claro esta división, podrás empezar a tomar decisiones sobre qué es lo que te hace productivo o en qué gastas tiempo sin necesidad (o al menos sin necesidad de hacerlo en el momento en el que lo has gastado, recuerda que existen prioridades).
• No compruebes el correo electrónico cada poco tiempo. Es uno de los peores escenarios, leer continuamente el correo electrónico. Por varios motivos, pero principalmente porque esa actitud no permite concentrarse en realizar las tareas que tenemos planificadas en el tiempo que tenemos planificado. Por lo tanto, configura los avisos de nuevo correo adecuadamente, y comprueba tu correo exclusivamente cuando lo tengas planificado.
• Intenta hacer lo mismo con las llamadas telefónicas, aunque en este caso es más complicado, pero no imposible. Pero si vas a iniciar una actividad planificada de alto valor para ti, pon el teléfono en silencio, y dedícate a esa actividad. Luego habrá tiempo para repasar y devolver las llamadas recibidas.
• Haz una primera selección sobre las tareas que realizas, e identifica aquellas que te ofrecen mayor valor de aquellas que son relativamente superfluas. Esto te dará una primera pista para realizar la priorización de las mismas.
• Por supuesto, inicia una lista de tareas en tu herramienta preferida (Exchange, Lotus Notes, o herramientas de tareas que existen en la red, como Remember the Milk, o Nozbe o Labelia), o en un cuaderno si hace falta.

Una vez empieces con estos temas básicos, empezaremos a utilizar algunas técnicas. Cada uno podrá seleccionar aquella que mejor le convenga o a la que le vea más posibilidades. Recordemos que cada uno es diferente a otro, y una técnica podrá venir mejor a unos que a otros.

Pero eso será en otro post.

Fuente: businessball.com

Mejorar las comunicaciones de mi empresa mediante mensajería instantánea

Mejorar las comunicaciones de mi empresa mediante mensajería instantánea

Efectivamente, mediante un sistema de mensajería instantánea se pueden mejorar las comunicaciones de los empleados de una organización.

  • Mensajes cortos como «ha llamado el Sr. Ruiz, ruega le llame al móvil»
  • Convocatorias de reunión, como «Mañana a las 9:00h, he convocado una cita con contabilidad para hablar de los temas que tenemos pendientes»,
  • Recordatorios de citas, como «recuerde que mañana debe ir a la gestoría»
  • O un simple «¿tomamos un café y hablamos de ese proyecto?»

Los programas de mensajería instantánea, como Skype, Gtalk, Messenger, pueden mejorar la manera como trabajamos, y pueden substituir determinados envíos de mensajes por e-mail que no hacen más que llenar los buzones y camuflarse entre multitud de mensajes con más contenido.

Mediante la mensajería instantánea, Chat, a partir de ahora, podemos hacer llegar a su destinatario todos aquellos mensajes inmediatos, cortos, que precisan una respuesta rápida, o que merecen aprobación para seguir trabajando. Podemos mantener conversaciones más o menos complejas, comentar tareas o cosas a hacer, substituyendo un e-mail o una llamada.

Ejemplo pantalla skype

Algunas ventajas por las que toda empresa debería plantearse implantar un Chat interno o sistema de mensajería instantánea entre sus empleados:

  • Es un modo de evitar algunas llamadas internas, por lo que el teléfono queda destinado a conversaciones más importantes y a las llamadas entrantes desde el exterior. Ejemplo: «-Emisor: Cuando puedas ven a mi despacho y te enseño las estadísticas de ventas.– Receptor: OK. Ahora subo—«
  • Normalmente los programas de mensajería instantánea tienen sistemas de lectura emergentes para cuando te llega un mensaje, por lo que muchas veces no hace falta ni responder… ya te das por informado. Ejemplo: «Emisor: — Ya tengo los catálogos cargados en el coche. En 5 minutos nos vamos, así que te espero en el parking–«
  • Permite tener respuesta rápida entre emisor y receptor, y un mínimo conversación si es necesario, por lo que el objetivo de contactar con alguien se cumple. En este sentido, es más eficiente que el e-mail.
  • Te permite dejar marcado un status (disponible, fuera de la oficina, o No molesten, por ejemplo) con lo que puede evitar que te molesten mediante una llamada entrante si has marcado que estás ocupado.
  • Sirven también para cuando estás fuera de la oficina, con lo que también pueden evitar llamadas desde el exterior. Ejemplo: Emisor: «- Hola Ruiz. Acabo de llegar al hotel. Me pasas el informe de últimas compras del cliente XX, que en una hora lo tengo que visitar…»
  • Algunos de estos sistemas (Skype, por ejemplo) te permiten enviar en la misma conversación de chat archivos (documentos de texto, hojas de cálculo, PDF, fotografías…) por lo que es un buen sistema para recibir inmediatamente documentos en la misma conversación, sin dejar de chatear con el emisor, pudiendo comentar mediante el mismo chat los detalles del archivo adjunto. De otro modo te llegarían por e-mail.
  • Muchos de estos sistemas permiten hacer chats entre más de 2 personas, por lo que se pueden generar entornos de trabajo a distancia sustituyendo reuniones.

Se podrían citar muchos más ejemplos de bondades de estos sistemas. No obstante, es muy importante marcar unas normas de uso dentro de la organización, para que siempre que hagamos un buen uso de ellas. Es fácil caer en conversaciones banales, no procedentes o fuera de lugar… y más cuando son sistemas que te pueden permitir chatear con personas de fuera de la organización (amigos, familiares, tu pareja…)

De todos modos, a veces es mejor permitir a tus empleados que puedan mandar un mensaje de chat a su pareja que pagar una llamada saliente para decir «Hola! recuerda que te espero a las 19:00h en el gimnasio!»

Firefox, con sus Complementos, un navegador a tu medida

Firefox, con sus Complementos, un navegador a tu medida

Navegadores hay muchos. Internet explorer es el rey, dado que es la opción por defecto de la mayoría de usuarios. No obstante, hay muchas más opciones como ventana a la red: Safari, el clásico de Mac, también disponible en Windows, Opera, Camino, … podéis ver una tabla comparativa entre la mayoría de las opciones disponibles aquí (Fuente: Wikipedia)

FirefoxFirefox es el navegador de la Fundación Mozilla que más éxito está cosechando, y el rival más serio para el omnipresente Internet Explorer (está teniendo tasas de penetración del orden del 30% en los últimos meses)

Desde el punto de vista del usuario, entre sus características más interesantes, cabe resaltar (entre otros):

  • Total funcionalidad, cumple de un modo más eficiente todo lo que esperas de un navegador. Es más eficiente en tanto que consume menos recursos a tu ordenador.
  • Es establese actualiza sin marearte con asistentes de instalación. Siempre está al día.
  • Es cómodo, puesto que goza de una usabilidad muy amigable, acertada y cuidada.
  • Elimina ventanas emergentes y popups intrusivos, con lo que nada distrae tu atención mientras navegas.
  • La navegación se puede hacer mediante pestañas, por lo que evitas tener la barra de tareas de tu ordenador llena de ventanas.
  • Un buscador integrado, para búsquedas en Google, Wikipedia, Real Academia de la Lengua, o eBay.
  • Es totamente personalizable.

Y esta última característica es su mayor potencialidad. Es personalizable mediante los Complementos, pequeñas aplicaciones disponibles en el menú Herramientas, con el que consigues encontrar un glosario de opciones para hacerte el navegador más a medida de tus necesidades.

Esta es su mayor potencialidad, puesto que, al igual que cada persona es distinta a las demás, su modo de trabajar también lo es. Si una herramienta es mejor que otra en función del grado de satisfacción de tus necesidades, desde este punto de vista, se puede decir que el Firefox es la mejor herramienta para navegar por internet.

Dos ejemplos de complementos de Firefox que realmente te permiten ser más productivo: 

  1. FoxmarksFOXMARKS: Ten siempre la misma barra de favoritos en cualquier ordenador, tanto en el trabajo, como en el portátil, como en casa, sincronizando los favoritos entre todos tus ordenadores.  Su configuración es fácil, y es un sistema de sincronización muy práctico para no echar de menos ninguna de tus url’s favoritas, uses el ordenador que uses.
    Existen soluciones parecidas para sincronizar las contraseñas que vas guardando mientras navegas, aunque como es un tema mucho más sensible, y puede generar cierta desconfianza por parte del usuario, no son tan populares.
  2. DownthemallDOWNTHEMALL: este complemento te permite acelerar la velocidad de descarga de los archivos. En archivos grandes la diferencia es notable.

La lista de complementos es larguísima, y no para de crecer. La tenéis aquí.

Si la mejor herramienta de trabajo es la mejor adaptable al uso que le damos, Firefox es una muy buena herramienta de trabajo, puesto que es el navegador que mejor puedes adaptar a tus usos y necesidades.