productividad Loogic Startups
Seleccionar página
3 prácticas «ágiles» para aumentar la productividad de tu equipo

3 prácticas «ágiles» para aumentar la productividad de tu equipo

3 prácticas extraídas del desarrollo de software ágil que puedes aplicar en tu empresa para mejorar la productividad del equipo y la calidad del trabajo:

1. Un espacio de trabajo adecuado para el equipo

Aunque a alguno todavía le parezca cosa de magia, las barreras físicas afectan directamente a la comunicación entre los diferentes componentes de una empresa o de un equipo, y condicionan las relaciones que se establecen entre ellos. Las paredes en una oficina, los pasillos e incluso los separadores que se interponen entre dos empleados que se sientan frente a frente pueden entorpecer la comunicación fluida y constante que estamos buscando.

Oficinas en el cuartel general de Google

Algunas ideas:

  • Luz, buena ventilación y plantas.
  • Espacios compartidos en los que la gente trabaja frente a frente, codo con codo. Y espacios semi-privados para mantener reuniones y conversaciones telefónicas.
  • Grandes corchos y pizarras para apuntar ideas, esquemas o procesos y poder compartirlos con el equipo.
  • Buenas sillas y mesas, y equipos informáticos actualizados.
  • Cada persona puede «configurar» su espacio a su gusto, con sus plantas, sus carteles, sus juguetes.
  • Es mejor que el espacio esté abierto a los miembros de otros equipos de la empresa, y que puedan acercarse cuando quieran para ver qué se cuece y cómo se trabaja.
  • Servicios de primera necesidad: es conveniente que los baños, las impresoras o la máquina de café se encuentren cerca del área de trabajo.
  • Si la comunicación es abierta, fluida y continua, es muy probable que, en ocasiones se vuelva un poco ruidosa. Así que es mejor que haya suficiente espacio entre el espacio del equipo y otras áreas de la empresa, de manera que no llegue a molestar.

2. Ciclos de trabajo cortos

Aunque este apartado está muy ligado al desarrollo de software, en esencia puede aplicarse a casi cualquier ámbito: si el objetivo -llamemosle entrega- está muy alejado en el tiempo, la motivación del equipo decrece y acaba por desinflarse. Resulta mucho más apasionante descomponer el proyecto en tareas más reducidas y con entregas más frecuentes en el tiempo. En el desarrollo ágil de software se trabaja, por ejemplo, mediante sprints que duran una semana. Resulta muy recomendable ver el planteamiento de la metodología Scrum.

La motivación es la base de la productividad. Si no alcanzamos a ver el final, es muy fácil que cunda la relajación/aburrimiento entre el equipo, y que cuando llegue el momento de realizar la entrega, se produzca el desastre… Los ciclos de trabajo cortos generan una especie de «presión», pero esta presión, lejos de desmoralizar, motiva a los integrantes del equipo y les ayuda a superar las situaciones complejas del proyecto. Eso sí: para que este sistema funcione, es necesario confiar en el equipo, y permitirle que se auto-gestione y se organice para superar las situaciones más complicadas. Esa confianza es la mejor manera de generar compromiso en los miembros del equipo.

3. Pon el trabajo a prueba

Durante el proceso de diseño y construcción de cualquier producto o servicio surgen muchos cambios, nuevas peticiones, añadidos, correcciones, etcétera. Y la clave fundamental del éxito estriba en ser capaz de responder a esos cambios con agilidad. Se trata de evitar esa situación tan temida: hemos acabado el producto, y sólo entonces nos hemos dado cuenta de que hay que incorporar tantos cambios y modificaciones que ese producto, simplemente, ya no sirve. Es demasiado tarde para cambiar. Si estás construyendo, pongamos por caso, una web, no esperes al final para ver si al cliente le gusta, o para comprobar que funciona como estaba previsto.

Es necesario incorporar los cambios a lo largo de todo el proceso, manteniendo una comunicación fluida en el equipo y con el cliente. Es la manera en que podremos ir creciendo y aprendiendo, en un proceso de mejora continua que realmente estimulará a todos los miembros del equipo.

Plantéatelo así: los cambios son fruto del conocimiento; surgen cuando descubrimos algo más sobre el producto, sobre las necesidades del usuario o sobre las peticiones del cliente. Incorporar ese cambio es todo un reto pero, si lo superamos, podemos estar seguros de que nuestro producto o servicio es mejor que antes de introducir la modificación.

Aunque parezca lo contrario, la calidad no tiene por qué estar siempre reñida con la velocidad. En el mundo del desarrollo software se utiliza un método ágil conocido como Test Driven Development que consiste, básicamente, en lo siguiente: en un escenario de ciclos de trabajo cortos y cambio constante, cuando se decide incluir una nueva funcionalidad, primero se crean unos «casos de prueba» que la aplicación tiene que superar para cumplir con los requisitos, y después se realiza la programación para que la aplicación supere esos casos de prueba. Es decir, no se programa primero y se testea después, sino que, partiendo de los requisitos, primero se determina el test que hay que superar y después se crea el código necesario para pasar la prueba. Este método permite realizar el trabajo a muy buen ritmo reduciendo notablemente los defectos y errores.

Algo más sobre el tema pero más enfocado en el desarrollo de software.

Consejo para estudiantes de universidades OnLine: trabaja mediante GoogleDocs

Consejo para estudiantes de universidades OnLine: trabaja mediante GoogleDocs

El e-learning es importante para todo profesional, trabajador, o empresa, puesto que en el mundo actual quien no esté reciclado y familiarizado con las novedades teóricas de su especialidad se puede quedar fuera del mercado laboral. Son muchos los profesionales que deberán hacer algún tipo de reciclaje durante su vida laboral.

Quisiera transmitir mi experiencia personal, dado que estoy cursando un segundo ciclo sobre Publicidad y Relaciones Públicas en la Universitat Oberta de Catalunya, la UOC. Este post no es más que otro ejemplo de las bondades y ventajas en el uso de herramientas ofimáticas online. Con ello, desde Pymecrunch, nos hacemos eco de que, pese a ser una universidad online virtual, he podido constatar que 2 de los 3 profesores que he tenido no saben qué es GoogleDocs, pese a que agiliza muchísimo el proceso de hacer los trabajos encomendados en equipos de trabajo.

Mi compañero Oliver y yo estamos realizando las Pruebas de Evaluación Continua (PAC’s, trabajos que te permiten no tener que hacer exàmenes) mediante GoogleDocs. Oliver no conocía estas suites… y la verdad es que creo que a partir de ahora las va a usar más de una y dos veces…

Esta es la sistemática que seguimos:

  1. Un DOC para el planteamiento del trabajo, con preguntas, respuestas, resaltados… un documento de trabajo.
  2. Otro DOC más definitivo, tanto en contenido como en forma, sin resaltados, ni cambios de colores en la fuente, que es la versión definitiva. En este vamos colocando lo que ya tenemos hecho y que está OK.
  3. Google-Powerpoints para las presentaciones. También realizadas de forma colaborativa, por supuesto.
  4. Spreadsheets para los cálculos que haríamos en un Excel.
  5. Chat, tipo Gtalk o similar.

Evidentemente no se trata más que de aprovechar las potencialidades de GoogleDocs para:

  • Trabajar sin tener que vernos físicamente. Ello es un ahorro en tiempo y gasolina.
  • Un sólo documento, sin versiones, y sin errores de versión.
  • Trabajando simultáneamente sobre el mismo Word, Powerpoint… usando Chat, nos ha ahorrado TODAS las llamadas por teléfono. Ello es un ahorro en teléfono.
  • Tanto él como yo nos bajamos el archivo Word, Excel o Powerpoint cuando está acabado, y tanto él como yo lo podemos presentar a nuestro profesor-consultor.

adjunto un par de pantalladas para que veáis que con estas herramientas todo lo que haces en un Office habitual lo puedes hacer también de forma colaborativa, online, y en Grupo de Trabajo… que de esto se trata.

Vista del Word de Google

Word de Google

vista del Powerpoint de Google.

Powerpoint de Google

Adjunto también un video fenomenal que comentó Víctor recientemente aquí en Pymecrunch.

Google Docs en 171 segundos

Ya en artículos anteriores de PymeCrunch se han cantado las bondades del trabajo en línea y del empleo de suites ofimáticas (Google Docs, Zoho) para aumentar la productividad de tu negocio. Éstas, además de gratuitas son ampliamente recomendadas, más si lo que buscas es una personalización y no vivir con la incertidumbre de qué pasaría si se cae Google o no puedes acceder a él (como recientemente le sucedió a Mariano Amartino), Javier Jofre nos recomienda un par de softwares para la organización-gestión de la documentación:

Retomando el punto de cómo el compartir un documento disminuye el amontonamiento de multiples copias del mismo, facilita el intercambio de ideas “en el acto” y permite una supervisión directa del trabajo colectivo, en el canal de Google México en Youtube nos regalan este video doblado al español donde en menos de 3 minutos nos ponen al tanto de lo sencillo y práctico de su uso.

Gestión online de la documentación de la empresa

Gestión online de la documentación de la empresa

Uno de los factores de productividad de la pyme, según comentaron en las jornadas PIMESTIC a la cual asistimos, es la gestión de la documentación de un modo OnLine.

Podemos considerar 2 grandes tipos de documentos:

1- Los documentos de ámbito interno a la empresa: procedimientos, formularios, memorandums, informes de venta, hojas y formularios de recogida de información, documentación ISO, etc, etc.

2-Los documentos de ámbito externo a la empresa: catálogos, folletos, trípticos, formularios de sugerencias, de reclamación, especificaciones de productos, etc.

papeles

Normalmente, para poder instrumentalizar un sistema de «biblioteca online» de los documentos de la empresa es necesaria una intranet (para documentos internos) o una extranet o sección privada de clientes en mi web (para documentos externos).

A grandes rasgos, el uso de documentos electrónicos supone:

  • una medida de aumento de eficacia, puesto que es más ágil  su aprobación y/o revisión.
  • una medida de incremento de productividad, puesto que su consulta es más agil. Un documento electrónico permite, de por si, buscar palabras, imprimir sólo lo que necesitas… te permite ahorrar tiempos de lectura…
  • una medida de maximizar la eficiencia, ya que permite ahorrar en costes de impresión, difusión, etc.

Como caso de éxito, EADA, la Escuela de Alta Dirección y Administración. Contar con toda la documentación de un modo online le supuso más de 4 años de trabajo. No obstante, los ahorros de costes de impresión de todos los programas, documentación interna de los propios cursos, material lectivo, etc, etc, ha sido enorme.

Es un caso representativo de cómo implementar un sistema de documentación Onlien puede suponer un gran avance en la productividad de una Pyme.

Fuente imagen: Computing.dundee.ac.uk

Programación de trabajo por tiempos cortos

Programación de trabajo por tiempos cortos

Hay muchas técnicas para intentar incrementar la productividad. Uno de los factores que más inciden en ella son los «ladrones de tiempo«, es decir, aquellas tareas o quehaceres que impiden que sigamos una planificación, o que, simplemente, no nos dejan seguir nuestro propio plan de «lista de cosas que voy a hacer hoy».

Lo vimos aquí en Pymecrunch. Es muy importante concentrarte en lo que estés haciendo mientras dicha cosa esté en un plan establecido por tí mismo. Es decir, el autocontrol. Que nada te distraiga. Por tanto, no mires el correo cada poco tiempo (programa que te bajen los e-mails cada 30 minutos, por ejemplo), concéntrate en las actividades que más valor aportan a tu trabajo, etc.

Hay una técnica de productividad que ya se puede considerar clásica: trabajar mediante programación de tiempos cortos. Se trata de alternar periodos cortos de trabajo (10 ó 20 minutos, por ejemplo) con pequeñas pausas de 2 ó 4 minutos. Mientras estás en el periodo de trabajo, tienes que intentar no distraer tu atención con los ladrones de tiempo. Tienes que concentrarte y dar el máximo. Una vez vencido el tiempo asignado, te relajas con lo que quieras. Luego, de vuelta a la concentración durante otro ciclo de tiempos. Así tantas veces como desees.

El método tiene ciertas reglas que hay que procurar seguir:

  • No es necesario acabar la tarea en el periodo de trabajo que te marques. Simplemente se trata de desviar tu atención a otra cosa más liviana o trivial. Se trata de parar lo que estás haciendo, revisar entonces los e-mails, relajar la vista mirando por la ventana, lo que sea. Después del gap para relajarse, a volver a trabajar.
  • Intenta sacar el máximo de ti durante los minutos de trabajo.
  • Procura no saltarte los periodos de pausa. Según este método, son necesarios para poder mantener un porcentaje importante de eficiencia durante el mayor número posible de ciclos de trabajo.

Para aquellos que no tengan el autocontrol para implementar este método existe una sencillisima aplicación llamada InstantBoss. Esta aplicación tiene un simple panel para determinar los tiempos de trabajo y de ocio, así como el número de repeticiones de ciclo.

Panel InstantBoss

Una vez programado, el contador de tiempo va corriendo. Cuando vence un periodo de trabajo, una ventana emergente te avisa de que puedes hacer tu descanso.

Instantboss - pausa

Cuando pase el tiempo que tu mismo te has propuesto para atender a mails, llamadas, web, etc, otra ventana te avisa de que toca volver a trabajar.

InstantBoss - a trabajar

Os recomiendo que probéis este método. Realmente funciona. No obstante, es muy importante adaptar los periodos de trabajo + pausa a los minutos que tu estimes oportunos. Pero no alargues más de 20 minutos la fase de trabajo.

Este es el enlace para bajar la mini aplicación InstantBoss

Herramientas para gestionar listas de tareas – Doomi

Herramientas para gestionar listas de tareas – Doomi

Una de las primeras acciones que debemos de considerar para ordenar nuestro tiempo es detallar las tareas que tenemos que realizar.

Para ello, hay diferentes estrategias, y herramientas que siguen esas estrategias (pero tengamos en mente que primero debemos elegir cómo queremos gestionar nuestras tareas y luego buscar la herramienta adecuada). Existen desde las que requieren una planificación de cada tarea, asignación de personas, recursos, priorización, etc, hasta la realmente simples que sólo requieren disponer de una lista que podamos repasar.

En un post posterior, analizaremos las ventajas de una y otra estrategia de gestión de tareas, pero comentaros que lo más importante es en todo caso escribir en algún sitio las tareas que tenemos pendientes de realizar. Hay quien lo hace en un cuaderno,  o hay quien utiliza una herramienta informática para ello. Lo importante es que anotemos dicha tarea que nos ha entrado. Luego decidiremos cómo afrontarla, cómo las ordenamos respecto a cuándo las realizaremos (esas ‘clasificaciones’ las determina la técnica que utilicemos finalmente), pero insisto en que lo básico es apuntarlas. Entre otras cosas, es una práctica de ‘salud mental’, y que está documentado como una de las estrategias básicas para reducir el estress.

Existen muchas herramientas para gestionar las listas de tareas. Veremos hoy una de ellas, realmente básica, pero totalmente innovadora por la plataforma tecnológica utilizada. Se trata de Doomi, herramienta basada en la reciente plataforma de Adobe AIR.

Página web de Doomi

Es una herramienta básica, donde disponemos de las siguientes posibilidades:
• Dar de alta una tarea
• Asignarle un aviso pasado un cierto tiempo (desde una hora hasta un día)
• Dar por completada una tarea
• Ver tareas completadas
• Limpiar las tareas completadas

Al ser una herramienta basada en Adobe AIR, requiere la instalación de dicha plataforma. Posteriormente, la herramienta queda instalada en nuestro equipo, con mucha facilidad y poco consumo de recursos.

Apariencia de Doomi en el escritorio de Windows

Realmente, pocas acciones nos permite. Se echan de menos otras posibilidades que enriquecerían de forma importante esta aplicación:
• El aviso podría ser planificado, por fecha, o por periodos
• Posiblidad de fecha el inicio de la tarea, así como la finalización
• Posibilidad de asignarle importancia y/o urgencia de la tarea.
• No perder en ningún momento las tareas completadas, permitiendo realizar búsquedas sobre ellas.
• Posibilidad de minimizar la aplicación como un icono, no como una aplicación de la barra de tareas.
• Se echa de menos una cierta documentación de la aplicación.

Tras unas pequeñas pruebas realizadas, también se aprecia que cuando la lista de tareas crece, se hace muy complicado gestionarlas, ya sea por visualización (las que caben en la pantalla del ordenador) como por la propia gestión de las tareas.

Realmente, una aplicación muy sencilla, gratuita, pero de muy reciente aparición. Esperemos que evolucione incrementando funcionalidad y operatividad, y que en poco tiempo podamos recomendarla para la gestión de nuestras tareas. De momento, no es el caso.

Visto en Genbeta.

GoogleGroups, crea entornos de grupo de trabajo online

GoogleGroups, crea entornos de grupo de trabajo online

En Pymecrunch hemos comentado varias veces las bondades de usar herramientas OnLine para el desarrollo de proyectos o tareas en grupo de trabajo. No hace falta que tu compañero esté a 300 Km de distancia para que sea interesante usar un documento de texto OnLine de GoogleDocs o de Zoho, o un cuadro de tareas y presupuesto hecho en Spreadsheets (el excel de Google).

Una opción más (de las muchas que nos brinda una cuenta de Google) es GoogleGroups, los Grupos de Google. Si alguno de vosotros ha tenido una duda sobre algún servicio de google, seguramente habrá entrado en un Grupo de este tipo para resolverla. Si os he de ser sincero, yo acabo de descubrir las potencialidades de esta herramienta para la gestión de proyectos entre varias personas, y he quedado encantado con su uso.

pantalla principal googlegroups

Los Grupos de Google son una aplicación social. Es decir, colaborativa, que permite la comunicación entre los miembros a cada grupo. Tu mismo puedes navegar por cualquiera de los 10.000 grupos creados a día de hoy (sólo en español), y comprobar su idiosincracia.

Pues bien. El objeto de este post es comentar algunas de las importantes ventajas de este sistema para la gestión de proyectos entre varias personas.

  • La pantalla principal de GoogleGroups es la unión entre un buzón de e-mail, una web monográfica de este proyecto con varias sub-páginas, un medidor de actividad del desarrollo de las tareas, una herramienta para comunicarte con los miembros del grupo de trabajo, y un sitio donde almacenar archivos del grupo de trabajo.

Pantalla inicial grupogoogle

  • Toda la información agrupada en un solo espacio. Ello facilita mucho la labor de desarrollo y comunicación.
  • Puedes ir añadiendo tantas páginas como desees. Cada nueva página es como un archivo de texto de GoogleDocs, con todas sus potencialidades de trabajo en equipo.
  • Para enviar un e-mail al grupo basta con escribir a un grupo de e-mails (NombreGrupo@googlegroups.com). Todos los e-mails enviados al grupo aparecen en el histórico de e-mails de la pantalla principal. Incluso puedes apuntarte al feed de los mensajes y variaciones en la configuración grupo.
  • Puedes invitar a tantas personas como desees al grupo.
  • Si eres el creador del grupo (propietario) puedes configurar los permisos generales de los miembros a la hora de editar los contenidos del grupo.
  • Un potente buscador. Cómo no… veniendo de Google.

Estas funcionalidades hacen que sea de enorme aplicación en entornos de trabajo colaborativos, para, sobretodo, disfrutar de sus 4 beneficios principales:

  1. Agrupación de la información, lo que facilita la gestión.
    Mucho más completo que un único GoogleDoc.
  2. Flexibilidad. La configuración del Grupo es totalmente flexible, adaptada a lo que necesites. Está bastante estudiado.
  3. Colaboracionismo, fomentando el espíritu de equipo.
  4. Dejando claro quien trabaja y quien no. Las estadísticas de uso y de participación pueden ser buenos índices para saber quien trabaja en ese grupo y quien no.

Animo a los lectores a dejar en los comentarios sus experiencias con GoogleGroups.

Mi ordenador personal: de sobremesa o portátil?

Mi ordenador personal: de sobremesa o portátil?

La elección de una herramienta de trabajo tan importante como un ordenador personal es una decisión que debe ser madurada de un modo individual. Es decir, no debe ser política de empresa, ni decisión de un departamento de informática o un asesor externo a mi empresa. Tampoco debe ser una elección en base a modas, a opiniones de algún conocido, o en base a una razón tan poderosa como el coste intrínseco del ordenador.

¿¿¿¿  ordenador de sobremesa o pc portátil???????

Nadie mejor que tú mismo debe elegir su herramienta de trabajo. Así que plantéate el uso que le vas a dar a tu ordenador personal para elegir la mejor opción. El usuario debe mandar.

Mi opinión personal al respecto ha variado en los últimos tiempos. Por ello me lanzo a plantear la siguiente dicotomía: ¿Es mejor un ordenador de sobremesa o uno portátil?.

¿Qué tipo de usuario debería elegir un ordenador portátil?

En general, es mejor un portátil para quien necesite llevar su escritorio consigo, en sus viajes, o de la oficina a casa. Quien necesite este soporte de un modo bastante habitual para realizar su trabajo fuera de la oficina (por ejemplo, utilizar un powerpoint delante de un cliente o de un interlocutor), o, por ejemplo, quien necesite usar su herramienta en reuniones frecuentes fuera de su escritorio.

¿Qué tipo de usuario debería elegir un ordenador de sobremesa?

En general, cuando tu trabajo es más estático, cuando está circunscrito más a tu escritorio, y no fuera de él… y sobretodo, cuando tienes que pasar bastantes horas delante de él.

Por encima de estas premisas hay un principio básico, que se llama Ergonomía. La ergonomía, como podemos ver en wikipedia, se rije por la comodidad, eficiencia, productividad, adecuación, etc., de un objeto desde la perspectiva del que lo usa. Así pues, tu herramienta debe ser:

  • Comodidad, te debe permitir desarrollar tu trabajo de un modo cómodo. Si pasas largas horas delante de tu ordenador de un modo fijo te conviene más un PC de sobremesa, puesto que su teclado tiene una disposición más adecuado, así como la altura de pantalla está a la vista de los ojos, con lo que tu espalda y cervicales lo agradecerán.
  • Eficiencia: Ambos ordenadores pueden tener las mismas prestaciones técnicas, por lo que son igual de eficientes técnicamente, pero el quiz de la cuestión es cuanto más eficiente eres tu con un ordenador que te permita movilidad vs. uno que no. Por tanto, las características de tu tipo de trabajo y tus funciones deben marcar la necesidad de fijo o portátil.
  • Productividad: íntimamente ligado a la eficiencia, puesto que una persona productiva cuanto consigue los resultados planteados con el mínimo esfuerzo y coste en tiempo.
  • Adecuación: Define tus funciones en tu puesto de trabajo y que sean ellas las que marquen el tipo de ordenador que vas a necesitar.

No obstante, si tu puesto de trabajo es un mix entre las dos opciones, siempre puedes adquirir accesorios para hacer de sobremesa tu portátil. Así, puedes obtener las ventajas de un fijo, pero con la posibilidad de llevártelo donde quieras en el momento en que lo necesites.

Soporte portátil sobremesa

Una buena elección marcará tu productividad, la comodidad en el desempeño de tus funciones, y, cómo no, la salud de tu espalda y articulaciones.

Nota: el modelo de la foto es un SOYNTEC Laptop Station 200. No quiero entrar en comparaciones sobre si es un buen o un mal producto. Simplemente es una foto de ejemplo del primer resultado que me ha dado el buscador.

Software Anti-Spam, integrado en mi correo o mediante programas específicos

Software Anti-Spam, integrado en mi correo o mediante programas específicos

Por muy cuidadosos que seamos con nuestro buzón de entrada, por muy buen uso que hagamos del correo electrónico, todos somos víctimas del Spam. Ya comentamos en Pymecrunch algunas prácticas recomendables para no ser víctimas de él, pero, pese a lo cuidadosos que seamos, todos somos víctimas potenciales. Las cifras de aumento de Spam a nivel mundial así lo verifican: el 95% de los mensajes que viajan por la red son Spam.

El Spam es un auténtico ladrón de tiempo, y su gestión puede llegar a ser molesta. Para ello, os mencionamos aquí 3 sistemas anti-spam:

1- Usar clientes de correo que incorporen de por sí filtros de seguridad:

Por ejemplo, Thunderbird incorpora un filtro antispam. Es decir, que el propio programa analiza cada e-mail que entra y lo filtra automáticamente. Si, pese a ello, aparece un mensaje spam en tu buzón, puedes marcarlo como correo basura, en cuyo caso pasa al buzón pertinente, y el sistema aprende que ese mail es no deseado, por lo que no lo volverá a dejar pasar.

Thunderbird se va actualizando periódicamente, descargando paquetes de actualizaciones livianas, y que mantienen al día la seguridad.

A parte del Spam, Thunderbird detecta posibles mensajes fraudulentos (Phishing), y llega a comparar el remitente del correo electrónico con los enlaces del propio e-mail, para avisar al usuario de que es un e-mail potencialmente peligroso.

Phishing protection thunderbird

2- Encargar la revisión del Spam a un software especializado

Existen infinidad de software antispam. Es inviable repasar todos aquí, por lo que nos hemos centrado en 2 de ellos:

Bullguard es un programa Antispam totalmente gratuito, que se integra en Outlook, Outlook Express y Thunderbird, permitiendo bloquear directamente mensajes, o confeccionar tu lista de remitentes admitidos (lista blanca) y la de no admitidos (lista negra). También se retroalimenta (aprende a distinguir spams con su uso) e incluye soporte técnico 24 horas, los 7 días de la semana.

SPAMINA (Aegis Security) dispone de aplicaciones con licencia para luchas contra el Spam, virus y correo fraudulento  o malicioso. La versión de Spamina Pyme actúa como pasarela de correo. Como bien nos cuentan en su web, «el correo considerado válido se envía al servidor de correo protegido, y el correo considerado como no deseado, queda retenido en los servidores de SPAMINA, estando a disposición del usuario on line, donde fácilmente puede recuperar el correo bloqueado si lo desea». Es decir, que el filtrado no se realiza en el propio PC ó dispositivo móvil sino que se efectúa en los servidores de SPAMINA. Dispone de versiones de evaluación de 30 días para que todo usuario pueda comprobar su funcionamiento.

Grafico funcionamiento Spamina pyme

Os brindamos una lista de Softonic donde podréis elegir entre 154 opciones distintas de programas Anti-Spam.

3- Confiar en la seguridad de los filtros AntiSpam de los correo Online

Filtro Spam en Gmail

Los «clientes» online de correo, como Gmail o Yahoo, incorporan sistemas anti-spam (el de yahoo se denimona SpamGuard). He podido comprovar que el de Gmail es tremendamente efectivo, incluso avisa de posibles fraudes phishing.

Este un filtro inherente a disponer de tu servicio de correo con estas plataformas, y realmente pasan muy pocos Spams a la bandeja de entrada. Como Thunderbird, la ventaja de este sistema es que va «aprendiendo» a medida que los usuarios van marcando como Spam mails que se cuelan, con lo que el sistema se retroalimenta.

En cualquier caso, disponer de un sistema anti-spam nos ofrece un plus de seguridad. Las funcionalidades de los programas específicos para ello, como por ejemplo las listas blancas y negras por destinatario, son un método muy válido para gestionar el tiempo de revisión del correo electrónico.

No hace falta que sea un e-mail sea malicioso para ser Spam. Todos tenemos un familiar/amigo/contacto que nos envía tantos e-mails que desearíamos que nos dejara en paz.  ¿Y si lo ponemos en la lista negra?

TextAloud: gana tiempo de las esperas

TextAloud: gana tiempo de las esperas

Comentaremos hoy (gracias, Angel, por la idea) una herramienta que nos puede ser de mucha utilidad, para aumentar nuestra productividad de la mejor forma posible: ganando tiempo de los ‘tiempos muertos’, valga la recursividad.

En muchas ocasiones, tendremos que viajar en metro, en coche o simplemente estamos esperando algo que no nos permite ponernos a trabajar. Pero sí podemos escuchar música, por ejemplo, o algún audiolibro. Y por qué no, entonces, podemos escuchar algún documento que tenemos pendiente, o algún manual, o algún largo correo que nos han remitido.

Todo esto es posible con herramientas tipo TextAloud.

El funcionamiento es sencillo, aunque de momento la versión que tenemos disponible es en inglés. Vamos a describir cómo es el uso desde la aplicación, aunque comentar que también instala un plugin para el Internet Explorer para trabajar directamente con páginas web. Tras una sencilla instalación, podremos empezar a trabajar con la herramienta.

Ventana de control de TextAloud

En primer lugar, abriremos el fichero que queremos traducir. Es posible trabajar con correos electrónicos, páginas web (para lo que trae un plugin para Explorer), documentos word, documentos pdf, documentos txt.

Tipos de Archivo que se pueden abrir con TextAloud

Una vez lo tengamos abierto, podremos utilizar cualquiera de las tres opciones:
• Escuchar el documento
• Escuchar desde el cursor
• O la opción más interesante, que es grabarlo en un fichero.

Funciones de Salida en TextAloud

Si optamos por grabarlo en un fichero, podremos posteriormente escucharlo en el portátil o pc, o llevárnoslo con nosotros para escucharlo en un iPod o en un PocketPC, en esas ocasiones de espera que comentábamos antes.

Existe un versión de prueba, pero limitada en el tiempo, y sobre todo, limitada a textos en inglés. El precio de la versión completa es de 29,95$, y es posible adquirir ‘lector’ de español de alguno de los partners (por ejemplo, 45$ español castellano de RealSpeak).

Como siempre en este tipo de herramientas, debemos acostumbranos a una lectura algo ‘metálica o mecánica’, aunque existen voces muy conseguidas que se pueden adquirir a distribuidores asociados.

Sí hemos echado de menos compatilidad con el resto de navegadores y con documentos tipo OpenOffice. Tampoco existe versión para otros sistemas operativos, como el Linux. Está claro que se han enfocado en el gran mercado. También nos gustaría disponer de la herramienta en español.