Suites ofimáticas on line, trabaja en grupo de trabajo, estés donde estés

En un post anterior, sobre Gmail, comentamos cómo una herramienta on line tiene ventajas inherentes que permiten una movilidad total en el acceso a la información de trabajo estés donde estés, independientemente de si estás en el ordenador de tu oficina como en el de un hotel, un cibercafé, etc.

Hoy es el turno de las suites ofimáticas. Una Suite ofimática es conjunto de aplicaciones para su uso en entornos de oficina, profesionales, o incluso domésticos. Suele incluir programas de edición de textos, hojas de cálculo, de presentaciones, gestión de correo, de contactos y un navegador.

Una suite ofimática on line te permite todo lo anterior, pero accediendo a la información de manera remota, estés donde estés, y, con ventajas añadidas, como la posibilidad de edición multiusuario o acceso a revisiones anteriores del mismo documento.

El ejemplo más notorio son las suites de Google, de las cuales cabe destacar:

GoogleDocs, con la que tendrás acceso a documentos de texto, de hoja de cálculo o presentaciones (serían los hermanos online de Word, Excel y Powerpoint de MS Office).

Pantalla GoogleDocs con indicaciones

Pantalla edición GoogleDocs

Ventajas:

  • Excelente usabilidad: la interficie y pictogramas hacen su uso muy evidente.
  • Acceso fácil a la información: almacenamiento en carpetas y subcarpetas, múltiples formas de acceder a los documentos (documentos creados por mi, documentos en los que participo, creados este mes, creados este año…)
  • La edición es sumamente parecida a los tradicionales programas off line, con lo que no hay problemas de adaptación a un nuevo programa, puesto que es lo mismo, pero vía web.
  • Puedes invitar a compañeros o contactos a la edición del documento, con lo que permite un desarrollo de entornos de grupo de trabajo, rebotando todos los miembros al mismo documento, permitiendo trabajar de manera simultanea, e incluso chatear (en el caso de las hojas de cálculo de Google).

GoogleCalendar, es otra suite que es un complemento muy interesante a las típicas agendas offline o al mismísimo calendario de Outlook. La principal ventaja es que el calendario es compartible con los usuarios a los que tu invites, y todos los miembros de tu grupo de trabajo pueden crear citas, administrarlas, e invitarse recíprocamente. En entornos de trabajo on line multiusuario, con GoogleDocs, el GoogleCalendar es un complemento especialmente útil.

No osbtante, GoogleDocs no es la única opción. También están las suites de ZOHO, que como novedad respecto a GoogleDocs es que también ofrecen numerosas opciones de conferencias web, Base de Datos online, un Organizador personal y, en versiones de pago, un CRM o un Project Planner, además de plugins para navegadores que facilitan el acceso a la información.

Pantalla Zoho

A pesar de otras numerables opciones que existan o puedan existir, el poder de Google, y la clave de su hegemonía es el efecto integración: cuantos más usuarios tenga uno de los servicios de la suite, más ello arrastra al uso del resto de suites. Es decir, el hecho de que Gmail tenga tanto éxito hace que sea más fácil usar un GoogleDocs que un Zoho, por el efecto de con mi cuenta de Google para Gmail accedo a todos los servicios integralmente. Esa es la principal baza de las suites de Google.

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