Solución de comunicación en la nube como prioridad para las empresas.

El avance de las nuevas tecnologías junto con la incertidumbre provocada debido a la situación actual con la aparición del COVID-19 ha cambiado completamente no solo la forma de trabajar si no las prioridades de gestión de las empresas. Se convierte en una necesidad contar con soluciones en la nube.

Una herramienta innovadora y en constante evolución que puede ayudar a cumplir con las prioridades mencionadas es la solución de comunicación en la nube de Fonvirtual

¿Cuáles son las cuestiones que debemos tener en cuenta a la hora de implantar el teletrabajo correctamente? Algunas de las problemáticas que nos podemos encontrar son las siguientes:

Productividad y eficiencia

Para empezar, debido a los protocolos de seguridad y distanciamiento se hace indispensable el uso del teletrabajo. Algunas empresas han optado por el trabajo semipresencial, mitad presencial mitad teletrabajo, otras por teletrabajo de toda la plantilla y otras, durante periodos de confinamiento, no les ha quedado más opción que teletrabajar si querían seguir con la actividad.

La cosa es que el teletrabajo puede ser productivo o no serlo, y eso depende de cómo se implante y qué herramientas y tecnologías se utilicen. Un trabajador conseguirá los mismos objetivos sin problema si cuenta con una buena tecnología. El teletrabajo pasaría de ser una obligación o situación pasajera, a un beneficio para la empresa. 

¿Qué tecnología es la más completa ? Pues con la tecnología WebRTC, consigues una ubicuidad total y sin que afecte a la producción y eficacia de tu empresa. 

Para empezar, si un software funciona con tecnología webRTC, como es el caso del software de Fonvirtual, te permite la conexión al software desde cualquier dispositivo con conexión a Internet a través de un usuario y una clave, directamente desde el navegador. La webRTC es un desarrollo de la telefonía IP llevado a cabo por Google. Todo esto significa que contarás con flexibilidad para conectarte desde cualquier lugar y sin necesidad de hacer descargas, ya que contarás con un usuario y clave personal y solo necesitas conexión a internet.

No importa el sistema operativo de tu dispositivo ni el navegador que utilices, simplemente tendrás que dar acceso al micrófono y la cámara de tu dispositivo y podrás disfrutar de la solución. 

La tecnología webRTC, además, asegura una calidad HD en la voz y el vídeo ya que cuenta con codecs que se adaptan al ancho de banda eliminando cortes, saturaciones o sonidos metálicos. Una de las mayores preocupaciones de las empresas es que la calidad del trabajo disminuya debido a trabajar fuera de la oficina, contar con tecnología webRTC garantiza la continuidad del desempeño del servicio en cualquier lugar como si se estuviera en la oficina. 

Ventajas para los empleados

Además de contar con un equipamiento y una tecnología que te permitan teletrabajar, las empresas han confirmado la importancia de la digitalización. No solo para que sus clientes puedan acceder a sus productos y servicios desde cualquier lugar, sino para que sus empleados puedan acceder a la documentación del trabajo desde casa. 

Como hemos mencionado antes, el trabajador tiene que contar con la mejor equipación para desarrollar correctamente sus tareas. Pero también debe haber un sistema para que se pueda controlar y administrar el trabajo que los empleados realizan desde casa. Por eso, es importante contar con funcionalidades que se apoyen en esto y lo pongan fácil para los empleados. 

Siguiendo con los beneficios que podemos encontrar para los trabajadores, debemos tener en cuenta la comunicación interna de la empresa, un punto muy importante para un buen funcionamiento general de la empresa. No podemos trabajar sin comunicarnos entre nosotros y ya no estamos en la oficina para comentar las cosas tranquilamente… ¿cómo comunicarnos desde casa entre los trabajadores?

La solución telefónica de Fonvirtual permite que tus trabajadores disfruten de tres ventajas a la hora de teletrabajar:

  • Gestión de los estados: Puedes  cambiar el estado en el que se encuentra tu usuario. Esta información se compartirá con el resto de compañeros y con la configuración de la centralita. 

Algunos estados se cambiarán de forma mecánica, por ejemplo cuando se atienden llamadas o se mandan mensajes a través de la plataforma, otros estados los podrás cambiar de forma manual seleccionando de un desplegable el que mejor encaje con la situación actual.  

Los usuarios podrán ver en todo momento en qué estado se encuentra el resto de compañeros, por ejemplo si está en una llamada, si está en “no disponible”, si está realizando una videoconferencia… Así podrán tomar decisiones a la hora de interactuar con ellos y ser lo más efectivos posibles en su actividad. 

También cuenta con estados que informan a la centralita de cómo tiene que actuar en el reparto de llamadas. Existe un estado que permite bloquear la entrada de llamadas externas o internas a la extensión, en casos en los que el usuario no pueda atender la llamada por qué esté en un descanso o haya ido al baño por ejemplo, se cambiaría a este estado y las llamadas pasarían directamente a la siguiente extensión disponible.

  • Comunicación interna: Desde la misma plataforma, podrás gestionar la comunicación interna de la empresa. Para ello, además de conocer los estados de cada usuario, tendrás un chat interno con opción de crear grupos, compartir archivos, crear listas de difusión e incluso programar mensajes para que se envíen a la hora que quieras. 

Para esos casos en los que necesitas profundizar más acerca de cualquier cuestión con alguno de tus compañeros, podrás lanzarle una videoconferencia. De forma simple, sin salir del panel y con calidad HD. 

Por último, también tendréis llamadas internas gratuitas entre las extensiones. Desde la plataforma podrás llamar, hacer transferencias de llamadas y llamadas a 3, a través de botones directos.

  • Supervisión y estadísticas : Una de las cuestiones claves para que el trabajo no solo desde casa sino también en oficina funcione de forma eficiente y ordenada, es contar con una supervisión y control adecuados. 

La solución de Fonvirtual incluye un panel de supervisor desde el que se puede acceder en tiempo real a ver la actividad externa e interna que se está desempeñando en la empresa. Además, cuenta con la geolocalización de los usuarios y la opción de entrar con escuchas a las llamadas para dar formación a los agentes o incluso intervenir si fuera necesario.
Para que todo quede registrado y luego se puedan estudiar en detalle los resultados y tomar medidas, tenemos las estadísticas detalladas de llamadas. Las estadísticas se pueden filtrar y descargar en formato excel para poder trazar los picos de llamadas y los cuellos de botella.

Funcionalidades e integraciones

Por último, otra de las grandes prioridades de las empresas es la reducción de costes y la automatización de procesos. El uso de determinadas herramientas digitales pueden suponer un gran ahorro y una mejora en la eficiencia de la actividad empresarial.

La automatización de procesos que no requieren especialización y que son repetitivos es uno de los puntos clave para que las actividades se desarrollen de forma eficaz y sacándole el mayor partido a los colaboradores.

La solución de comunicación de Fonvirtual cuenta con una variedad de funcionalidades que permite además de personalizar la presentación de la empresa y la recepción de llamadas, optimizar el tiempo de trabajo de los colaboradores. 

Las funcionalidades de reparto de llamadas dependiendo de criterios de IVR y de horarios de atención permite eliminar el trabajo antiguamente conocido de recepcionista, que se encargaba de recoger las llamadas y repartirlas a los compañeros que se estimaran necesarios, sustituyéndolo por un sistema automático e interactivo.

Integraciones con otras herramientas de gestión.

La plataforma de Fonvirtual puede integrarse fácilmente con otras herramientas y softwares para ofrecer una solución completa. 

Por un lado, a nivel gestión de clientes, la solución se puede conectar con el CRM o Helpdesk de la empresa, compartiendo la información del contacto y de las interacciones que se haya tenido con el mismo. Todos los datos quedarán registrados en un mismo lugar.

También se puede integrar con el TPV virtual de la empresa permitiendo recoger pagos a través de llamadas telefónicas. La plataforma conectada directamente con el banco de la empresa, cobra a los clientes por tarjeta de crédito, cumpliendo con los estándares de seguridad PCI, ofreciendo así un canal nuevo de tramitación de pagos más sencillo y seguro.

Invertir en soluciones en la nube se traduce en una mejora en el valor añadido ofertado y en la mejor gestión de los recursos humanos de la empresa ya sea trabajando desde casa o en la oficina. La comunicación es una de las cuestiones más importantes a tener en cuenta para tener una buena continuidad de la actividad empresarial. Si queréis más información acerca de las soluciones de Fonvirtual puedes entrar en su web.