SCRUM: metodología «ágil» para tus proyectos

En muchas ocasiones, los modelos de gestión tradicionales no nos sirven para afrontar un reto que hoy en día resulta fundamental: incorporar cambios con rapidez y en cualquier fase del proyecto. Se trata de evitar lo que tantas veces nos ha ocurrido: cuando el proyecto se encuentra bastante avanzado nos damos cuenta de que no vamos por el buen camino o, simplemente, el cliente decide introducir cambios sustanciales, y esos cambios nos obligan a tirar por la borda todo el trabajo realizado hasta entonces, y nos impiden acabar en el plazo previsto.

Dado que los cambios nunca van a dejar de existir, lo que necesitamos es ser capaces de gestionar los proyectos de una forma más ágil. Con ese objetivo, en los años 80 los japoneses Takeuchi y Nonaka estudiaron las prácticas de empresas con buenos resultados de rapidez y flexibilidad en la producción: Xerox, Canon, Honda, NEC, Epson, Brother, 3M o Hewlett-Packard. De ahí extrajeron la base de la metodología SCRUM que, aunque nació en el ámbito tecnológico, ha ido creciendo hasta consolidarse en campos de actividad muy diferentes.

Seguro que puedes utilizar algunas de sus técnicas y procedimientos para mejorar la gestión de los proyectos en tu empresa. Estas son algunas de las claves de SCRUM:

Mejor con equipos pequeños y auto-organizados

Los equipos pequeños y formados por miembros de diferentes disciplinas consiguen mejores resultados. Es fundamental que el equipo pueda organizarse por sí mismo y la comunicación sea transparente. Esta es la manera de que todos los miembros se compromentan y se encuentren motivados. De hecho, la palabra SCRUM procede del vocabulario del rugby y significa melé; es decir, esa «figura» en la que los compañeros del equipo se amontonan, forman una piña y empujan todos en la misma direccion.

Scrum

Punto de vista del usuario

La recogida de requisitos para crear un producto se realiza teniendo en cuenta la visión del cliente y del usuario. Para ello se utilizan las historias de usuario, unas sencillas tarjetas en las que se recoge -de forma esquemática y en un lenguaje claro- QUÉ es lo que queremos hacer.

Con esas historias de usuario construimos la lista de requisitos del producto o «product backlog». A cada item de la lista se le asigna una prioridad. El equipo tiene que estimar cuánto tiempo es necesario para realizar cada una de las tareas.

Sprints cortos, entregas frecuentes

El mercado exige ciclos de desarrollo cada vez más cortos. Para lograrlo se utiliza el sprint de requisitos o «sprint backlog», una lista en la que se detalla CÓMO se van a construir los diferentes requisitos del producto.

Los requisitos del product backlog se «trocean» para transformarlos en tareas de no más de 16 horas. Cada sprint suele realizarse en un plazo de entre 2 y 4 semanas. Al final, el objetivo es entregar algo que funcione, para el usuario pueda probarlo y se puedan introducir los cambios necesarios antes de que sea demasiado tarde. Esto es lo que nos permitirá ser flexibles.

Roles dentro de SCRUM

Aunque suene a broma, los roles se dividen en dos: los «cerdos» y los «pollos». Y la mejor manera de entender la diferencia entre unos y otros es un chiste:

Un cerdo y un pollo van caminando por la carretera. El pollo le dice al cerdo:
-Oye, ¿por qué no abrimos un restaurante?
El cerdo se vuelve y le responde:
-Buena idea, ¿cómo quieres que lo llamemos?
El pollo se lo piensa y propone:
-¿Por qué no lo llamamos «Huevos con jamón».
-No cuentes conmigo -responde el cerdo-. En ese caso, tú sólo estarías IMPLICADO, mientras que yo estaría realmente COMPROMETIDO.

Siguiendo esta lógica, el papel de los cerdos -que son los que están realmente comprometidos, porque son los que contribuyen con su «jamón» al proyecto- lo desempeñan:

  • El product owner o dueño del producto, que representa la voz del cliente y aporta la visión de negocio. Él se encarga de escribir las historias de usuario, les da prioridad y las ubica en la lista de requisitos del producto.
  • El ScrumMaster o facilitador, que tiene como principal papel el de dejar el camino libre de obstáculos e impedimentos para que el resto del equipo consiga el objetivo del sprint.
  • El equipo, que tiene la responsabilidad de entregar el producto. Lo ideal es que incluya entre 5 y 9 miembros, y que pertenezcan a diferentes disciplinas (desarrolladores, diseñadores, etc.).

El papel de los «pollos», que no son actores esenciales pero sí están implicados y deben ser tenidos en cuenta, lo juegan:

  • Los usuarios del producto o aplicación.
  • Los clientes y vendedores.
  • Los gestores y directivos.

Reunión diaria. Transparencia total

Una de la figuras fundamentales de la metodología SCRUM es la reunión diaria de todo el equipo. Tiene que hacerse de la siguiente forma:

  • La reunión es diaria y se hace siempre a una hora predefinida, normalmente por la mañana. Es importante que todos los miembros del equipo acudan puntuales.
  • La reunión debe durar alrededor de 15 minutos y se realiza de pie, para mantener el máximo de concentración y atención.
  • Todos los roles son bienvenidos, pero sólo los «cerdos» pueden hablar
  • En la reunión se realizan las siguientes 3 preguntas clave: 1. ¿Qué has hecho desde ayer? 2. ¿Qué tienes planeado hacer mañana? 3. ¿Has encontrado algún problema para conseguir tu objetivo?
  • Uno de los puntos más importantes es el de la transparencia: todos los miembros saben que están haciendo os demás, y los problemas deben ser sacados a la luz en cuanto se detectan.
  • En definitiva, SCRUM permite la creación de equipos motivados, capaces de organizarse por sí mismos, donde la comunicación y la transparencia es total. Y además, con esta metodología, el usuario gana protagonismo y el cliente se convierte en parte del equipo de desarrollo.

    Ejemplo

    Algunas herramientas ágiles

    Los métodos de desarrollo ágil ponen el énfasis en la comunicación “cara a cara” y en los resultados más que en la generación de documentación y, por eso, muchos de sus procesos pueden llevarse a cabo prácticamente sin herramientas. Esta búsqueda de la sencillez no ha impedido que aparezcan en el mercado algunas aplicaciones específicas para trabajar con una metodología ágil. Os proponemos las siguientes:

    Todo el ciclo del proyecto
    En Rally afirman ser los auténticos y genuinos número 1 en el software de gestión ágil. Su aplicación cubre todo el ciclo del proyecto, y permite crear un flujo entre la labor de los gestores, desarrolladores y responsables de testing. Sus productos están centrados en las siguientes funciones: organización del proyecto, el reporte y control, la planificación y seguimiento, gestión de calidad, colaboración de equipos, customización e integración, y administración de permisos. Entre los clientes de Rally se encuentran varias grandes compañías.

    Hecho para scrum
    Scrumdesk es una herramienta de gestión diseñada específicamente para trabajar con SCRUM, la metodología de desarollo ágil más conocida. Permite automatizar los procedimientos básicos de SCRUM, como son la elaboración del product backlog (lista de requisitos de alto nivel ordenada según la prioridad), el sprint backlog (lista de tareas que deben ser completadas en un plazo de entre 1 y 4 semanas) o las historias de usuario.

    Enseña tus cartas

    Cardmeeting es una sencilla herramienta de colaboración simultánea en la que los usuarios pueden ir añadiendo sus cartas con ideas, conceptos, tareas, etc. Puede resultar útil para celebrar una tormenta de ideas o brainstorming, para realizar una planificación ágil, o simplemente para fijar y compartir las ideas con otros usuarios. Las cartas pueden clasificarse luego en diferentes categorías temáticas (curioso, sorprendente, divertido, frustrante) y colores, de forma que podemos asignar un orden a las ideas formuladas de manera dispersa. Todavía está en versión Alfa.

    50 Respuestas a “SCRUM: metodología «ágil» para tus proyectos”

    1. Muy buena esta publicación, siempre prefiero estas explicaciones con ejemplos muy claros y no puramente teoría.
      Me hizo recordar un curso de Agiles dictado por Ernestina Longo en la UBA el año pasado.

    2. Importante dejar claro, no es necesario ni conveniente seguir las directrices de una metodologia al pie de la letra, cada empresa, cada grupo e incluso cada pais tiene elementos culturales diferentes que obligan a diseñar para cada uno una metodologia propia haciendo combinaciones de varias p.e. scrum y xp incluso a medida que se va trabajando emergen necesidades que terminan en ajustes que afinan la metodologia para hallar la máxima efectividad. les recomiendo leer sobre varias metodologias y extraer lo mejor de cada una segun sus necesidades.

    3. Es indiscutible, para implementar un metodoloigia agil deberá vivirse un gran cambio cultural de parte del equipo y mas aún del usuario, acostumbrar a este último a vincularse activamente y periodicamente es de los retos mas grandes, pero si quieren resultados todos debemos apuntar a encestar en la misma cesta y el usuario tendrá que estar consiente de ello.

    4. Buenos dias, si yo quiero empezar a realizar un proyecto que metodologia me recomendarias scrum o Xtreme Programing, PMI,CMMI Y ITIL. ya que soy nuevo en esto quiero saber cual es lo mas recomendable espero tu respuesta lo mas pronto posible, gracias.

    5. hola, muy bueno el articulo, estoy por hacer untrabajo de seminario sobre scrum y me gustaria toda la informacion posible sobre el mismo, si alguien me puede dar una mano, estaria muy agradecido

    6. hola!!!
      La metodología es conocida, el cuento del cerdo y el pollo, en este contexto, es muy apropiado..
      En cuanto a la metodología «Agil»… como se amalgama con hacer una efectiva ingeniería de requerimientos, mantener trazabilidad, los productos entregables, los roles y las responsabilidades dentro de un proyecto. Cómo hacer la gestión de riesgos?? Y el control de cambios?
      Si ya se…. son demasiados conceptos…
      Saludos cordiales

    7. Scrum es muy interasante, recoge a mi modo de ver lo mejor de los equipos de alto rendimiento aplicados al desarrollo de proyectos de IT.

      Realmente se podría aplicar a otros muchos proyectos o actividades.

      Una idea para configurar los «Sprints» y priorizar las tareas podría ser la regla MoSCoW utilizada en MSDM. Observar el significado en inglés.

      Must
      o
      Should
      Could
      o
      Would

      Todas las tareas a realizar pueden ser categorizadas en cada momento con arreglo a esta ley y priorizadas en consecuencia.
      El criterio Must – Should – Could – Would es establecido desde el punto de vista del negocio o Project Owner, es decir la mayor o menor habilidad para satisfacer las necesidades del negocio.

      Un punto de vista complementario es contestar a la pregunta ¿Qué puedo hacer en un Sprint que tenga valor para el cliente del proyecto?

      Saludos,

      Josu

    8. Hola a todos,

      Para vuestro interés, un grupo de personas hemos estado creando una base de conocimientos de Scrum en español: http:\www.proyectosagiles.org. Esta web sin ánimo de lucro está elaborada de manera que esta gestión ágil de proyectos pueda ser utilizada en diferentes departamentos y negocios (no sólo el de desarrollo de software).

      Saludos,
      Xavier

    9. Hola, he leído algo de SCRUM y la mayor parte del proceso y de su intención me queda clara. Hablamos de aceptar el cambio de requisitos, hacer entregas frecuentes y mejora continua del producto. Esto se controla mediante «sprints» en intervalos de tiempo corto que producen un incremento en el producto; para cada sprint se recomiendan reuniones de seguimiento diarias para sortear imprevistos y planear el trabajo del día. Posteriormente se presenta el resultado de este sprint (incremento del producto) a todo el equipo y al cliente, se hacen correcciones, en su caso se vuelve a jerarquizar la pila del producto y se continúa con el siguiente sprint. Para cada sprint se puede hablar de una versión del producto liberada. Me quedan un par de dudas: ¿qué técnicas (además de historias de usuario) recomiendas para que el dueño del producto haga el primer levantamiento de requerimientos con el usuario? ¿Cómo se cobra el producto terminado? No he encontrado información al respecto, espero que me puedas aclarar un poco ese aspecto. ¡Saludos!

    10. Aunque todos son bienvenidos, la reunión diaria es para el núcleo del equipo y, al menos en teoría, es fundamental. El objetivo es claro: comprobar que el proyecto avanza correctamente, y sacar a la luz los problemas que impiden a los desarrolladores realizar su trabajo. Tampoco tendría por qué ser tan terrible, ya que sólo dura unos 15 minutos…

      Ojo, el Product Owner es la «voz» del cliente, ya que aporta la visión de negocio y tiene en cuenta las necesidades y las peticiones del cliente, pero no es el cliente mismo. Conoce bien sus necesidades porque es el encargado de elaborar las «historias de usuario», y de asignarles una prioridad.

      El facilitador o Scrum Master tiene como objetivo principal «resolver» los problemas que los desarrolladores van encontrando, y garantizar de este modo que los diferentes «sprints» se llevan a cabo en el plazo previsto. Estos problemas son los que salen a la luz en la reunión diaria.

      Espero haberte ayudado. Un saludo.

    11. @ Javier,

      No soy un experto en este método… Ansueta te respondería con más precisión.

      No obstante, creo que ningún método se puede aplicar al 100% en todos los casos. Yo no creo que ningún método que precise reuniones diarias con el cliente sea efectivo. Haz las reuniones con el cliente al ritmo que tu proyecto + tu cliente lo permitan. Sin agobiar.

      Yo entiendo la figura del «facilitador» como aquel aliado en los altos staffs que pone al consejo de dirección a favor del proyecto, el que habla con algún subordinado para que facilite las cosas al grupo de trabajo (por ejemplo, la típica secretaria «perro», etc.

      Saludos!
      Jordi Pérez.

    12. Saludos,

      felicidades por el artículo. No conocía esta metodología y me ha parecido muy interesante.

      Sin embargo me surgen un par de dudas:
      1.- En la empresa donde yo trabajo es un poco difícil que haya un «product owner» en el equipo de cerdos. Segun entiendo, si las reuniones son diarias, un representante del cliente debería acudiar cada día a reunirse con el equipo de desarrollo. Un poco rollo, ¿no?

      2.- Entenderíamos como «facilitador» la figura del coordinador de proyecto, que se encarga de aclarar requisitos con el usuario, tratar con el cliente, etc?

    13. Está muy bien el artículo.

      Un detalle.. Supongo que en la siguiente frase:

      «Y además, con esta metodología, el usuario gran protagonismo.»

      donde pone «gran», supongo que debería de poner «gana».

    14. Estupendísimo artículo, David.
      Desconocía por completo este método. Tu post ha sido un verdadero curso gratuito de organización y gestión de proyectos! :)

      Y lo del chiste, :D , me ha recordado a más de uno que yo conozco…

    15. Hola, Ansueta. Estupendo artículo. Nosotros hemos optado por Extreme Programming en lugar de SCRUM, aunque tengo qe reconocer que es bastante más formal esta última. La verdad es que las metodologías ágiles han sido un gran avance para las empresas que nos dedicamos al desarrollo de software. Un saludo.

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