Sacando provecho del poder de la videoconferencias para el Departamento TIC | Loogic Startups
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El Departamento de Informática o TIC de una compañía puede terminar siendo uno de sus factores más importantes, especialmente porque casi toda la comunicación y el trabajo del negocio se realiza a través de ordenadores o dispositivos inteligentes. No es aceptable seguir preguntándote si tus equipos puede gestionar todas las necesidades de tu empresa en crecimiento.

Incluso compañías grandes como Target o Morgan Chase pueden tener graves fallos tecnológicos o violaciones de seguridad, como señala Inc. Con frecuencia, los dueños de las empresas no conocen todo lo que necesitan saber para mantener sus compañías actualizadas y seguras, y por ello es que el equipo TIC debe estar al tanto de todos los recursos que puedan estar disponibles y así poder ayudar. No es posible que tengan que lidiar con hardware desactualizado, programas con garantías vencidas o que se aprueben funciones que generan retrasos.

El tener acceso a múltiples dispositivos, a una variedad de ubicaciones, y a muchas herramientas visuales y de audio distintas facilita que todos se comuniquen de manera efectiva. Muchas compañías están utilizando las conferencias online para reunirse con clientes, discutir cambios importantes entre los empleados en múltiples localizaciones y compartir información de forma rápida. Es cuando tiene sentido utilizar una herramienta o software de calidad para videoconferencias propuesto desde el departamento de informática, como puede ser Blue Jeans.

Convencer a tu jefe de utilizar el mismo software para muchos departamentos es lo correcto desde el punto de vista empresarial, y te permite tener una comunicación eficiente y fluida entre todas las partes y plataformas. Otro beneficio de utilizar el mismo sistema para múltiples propósitos es no tener que formar a los miembros menos hábiles del equipo para que usen muchas tecnologías distintas. Esto ahorra tiempo y dinero, y es una manera sabia de utilizar los recursos para todos. ¿Pero, cómo utilizar las conferencias online de manera más efectiva?

Llevando la solución directamente al problema

Incluso los usuarios de ordenadores más competentes y los dispositivos más avanzados fallan cuando menos lo esperamos y no siempre queda claro lo que sucede, pero es muy importante tener la máxima cantidad de información para alcanzar una solución rápidamente. Lunarpages sostiene que conversar a través de conferencias online te permite notar las expresiones faciales, el tono de voz, así como también guardar la reunión para usar en el futuro. Essto crea el entorno óptimo para la resolución de problemas.

La comunicación del departamento TIC con el resto puede darse rápidamente y sobre la marcha, sin sacrificar el toque humano que con frecuencia se necesita para resolver los problemas. También permite tener pantallas compartidas para que el equipo de informática puede ver directamente cuál es el problema, y que no haya mensajes confusos mientras trabajan para resolverlo. Poder ver lo mismo que otras personas ven es útil para todos, y permite a los trabajadores volver a enfocarse en sus actividades importantes de forma más rápida. Como se mencionó anteriormente, también es genial poder mantener un registro de los problemas cuando ocurren. El departamento TIC puede mantener un registro de lo que viene, y trabajar en las soluciones durante el tiempo ofline para prevenir que ocurran esos fallos de nuevo.

Utilizar el software de videoconferencias significa tener un lugar para verificar directamente qué fue lo que ocurrió, con fechas y tiempos precisos sin necesidad de perder horas escribiendo notas inexactas. También es fantástico saber que este tipo de información es almacenada utilizando los servicios de la nube, lo que significa que la compañía no necesita desperdiciar recursos o hacer sacrificios para determinar que es útil y qué no. La información se guarda de forma segura fuera del sitio, y está disponible en cualquier momento que sea requerida por alguna persona de la compañía. Estas sesiones grabadas del equipo de informática también pueden ser utilizadas para crear sesiones de formación o como herramientas para el cumplimiento de políticas y regulaciones sin necesidad de perder un valioso tiempo o dinero en crear esos recursos. Esta es una manera genial de crear herramientas de entrenamiento personalizadas, además de mantener registros infalibles.

Utilizando tus recursos de manera efectiva

Simplemente es inteligente aprovechar cada cosa de la manera más efectiva que podamos. Permitir que tu departamento TIC se comunique con los empleados sobre la marcha y a través de muchas plataformas puede ser crucial para que la empresa funcione óptimamente. Es incluso mejor cuando ellos pueden usar las mismas herramientas que esos empleados usan para sus propios trabajos. Utilizar cada vía posible para entenderse los unos a los otros facilita el encontrar soluciones y resolver problemas rápidamente. Lo último que quieres es tener una ruptura en la comunicación cuando estás trabajando en un problema de software o hardware.

Tener un espacio físico para manejar estos asuntos ahora también es opcional, logrando que todas las compañías sean más móviles y capaces de operar desde cualquier sitio. Es imposible no ver a las conferencias online como una gran ventaja para el negocio, ya que ofrecen un mayor equilibrio de la vida laboral/personal. Reduce los tiempos y los costes de viajar y permite que la compañía dirija su presupuesto a cosas más necesarias, incluyendo la mejora en la tecnología y la retención de los talentos más importantes. Saber que puedes ver y oír a alguien con tan solo una llamada hace que las cosas funcionen sin contratiempos para todos, y especialmente para el asediado equipo de soporte informático.