Mejorar las comunicaciones de mi empresa mediante mensajería instantánea

Efectivamente, mediante un sistema de mensajería instantánea se pueden mejorar las comunicaciones de los empleados de una organización.

  • Mensajes cortos como «ha llamado el Sr. Ruiz, ruega le llame al móvil»
  • Convocatorias de reunión, como «Mañana a las 9:00h, he convocado una cita con contabilidad para hablar de los temas que tenemos pendientes»,
  • Recordatorios de citas, como «recuerde que mañana debe ir a la gestoría»
  • O un simple «¿tomamos un café y hablamos de ese proyecto?»

Los programas de mensajería instantánea, como Skype, Gtalk, Messenger, pueden mejorar la manera como trabajamos, y pueden substituir determinados envíos de mensajes por e-mail que no hacen más que llenar los buzones y camuflarse entre multitud de mensajes con más contenido.

Mediante la mensajería instantánea, Chat, a partir de ahora, podemos hacer llegar a su destinatario todos aquellos mensajes inmediatos, cortos, que precisan una respuesta rápida, o que merecen aprobación para seguir trabajando. Podemos mantener conversaciones más o menos complejas, comentar tareas o cosas a hacer, substituyendo un e-mail o una llamada.

Ejemplo pantalla skype

Algunas ventajas por las que toda empresa debería plantearse implantar un Chat interno o sistema de mensajería instantánea entre sus empleados:

  • Es un modo de evitar algunas llamadas internas, por lo que el teléfono queda destinado a conversaciones más importantes y a las llamadas entrantes desde el exterior. Ejemplo: «-Emisor: Cuando puedas ven a mi despacho y te enseño las estadísticas de ventas.– Receptor: OK. Ahora subo—«
  • Normalmente los programas de mensajería instantánea tienen sistemas de lectura emergentes para cuando te llega un mensaje, por lo que muchas veces no hace falta ni responder… ya te das por informado. Ejemplo: «Emisor: — Ya tengo los catálogos cargados en el coche. En 5 minutos nos vamos, así que te espero en el parking–«
  • Permite tener respuesta rápida entre emisor y receptor, y un mínimo conversación si es necesario, por lo que el objetivo de contactar con alguien se cumple. En este sentido, es más eficiente que el e-mail.
  • Te permite dejar marcado un status (disponible, fuera de la oficina, o No molesten, por ejemplo) con lo que puede evitar que te molesten mediante una llamada entrante si has marcado que estás ocupado.
  • Sirven también para cuando estás fuera de la oficina, con lo que también pueden evitar llamadas desde el exterior. Ejemplo: Emisor: «- Hola Ruiz. Acabo de llegar al hotel. Me pasas el informe de últimas compras del cliente XX, que en una hora lo tengo que visitar…»
  • Algunos de estos sistemas (Skype, por ejemplo) te permiten enviar en la misma conversación de chat archivos (documentos de texto, hojas de cálculo, PDF, fotografías…) por lo que es un buen sistema para recibir inmediatamente documentos en la misma conversación, sin dejar de chatear con el emisor, pudiendo comentar mediante el mismo chat los detalles del archivo adjunto. De otro modo te llegarían por e-mail.
  • Muchos de estos sistemas permiten hacer chats entre más de 2 personas, por lo que se pueden generar entornos de trabajo a distancia sustituyendo reuniones.

Se podrían citar muchos más ejemplos de bondades de estos sistemas. No obstante, es muy importante marcar unas normas de uso dentro de la organización, para que siempre que hagamos un buen uso de ellas. Es fácil caer en conversaciones banales, no procedentes o fuera de lugar… y más cuando son sistemas que te pueden permitir chatear con personas de fuera de la organización (amigos, familiares, tu pareja…)

De todos modos, a veces es mejor permitir a tus empleados que puedan mandar un mensaje de chat a su pareja que pagar una llamada saliente para decir «Hola! recuerda que te espero a las 19:00h en el gimnasio!»

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