Las copias de seguridad online

Hace algún tiempo, publicábamos en PymeCrunch algunas medidas preventivas para evitar la desastrosa posibilidad de que perdamos la información relevante para mi empresa ante alguna eventualidad (tipo inundación, accidente, o simplemente se fue la luz y se estropeó el disco duro).

Además de las opciones que se comentaron, existe una opción que es realizar las copias de seguridad online. Ante las mejoras en las comunicaciones de datos, los mayores caudales en dichas líneas que se contratan (o incluso que las operadoras van elevando), la posibilidad del backup online se hace posible.

Las ventajas de este tipo de servicio son:
• Elimina la necesidad de adquirir alguna licencia de productos de copia de seguridad. Contratas un servicio, no adquieres licencias.
• Uno de los grandes problemas de las copias de seguridad en local está en la rutina del cambio de cinta diario. Con la copia online, aseguras que la copia se realiza.
• No tienes por qué estar atento al tamaño de la cinta, disco, etc, por si llega al máximo y es necesario o bien adquirir un dispositivo de mayor capacidad o bien comprar cintas que admitan más espacio.
• Tienes la posibilidad de no sólo realizar copias a servidores, sino a otros equipos de la empresa (eso sí, dejándolos encendidos si la copia se realiza en horas no laborables).
• Asociado a la existencia de un costo variable, existe una mayor concienciación del coste, y por tanto, de lo que se realiza copia de seguridad.
• La copia de seguridad queda en una ubicación diferente a la de tus oficinas, por lo que añades la seguridad de que si existe algún tipo impresivisto en las oficinas (como podría ser un incendio), las copias quedan a salvo.
• Suele existir la opción de encriptar la información sobre la que se realiza la copia de seguridad. De esta forma, estará protegida ante ‘mirones’ si es una preocupación para ti.
• Se optimiza mejor el coste de la línea de comuniciones si el backup se realizar en horas no laborales donde el caudal suele estar sin usar, o en todo caso, infra-utilizado.

Pero como en todas las opciones tecnológicas que van apareciendo, se debe tener en cuenta algunas consideraciones previo a contratar un servicio de este tipo:
• Se tiene que seguir cumpliendo con la ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal LOPD. Para ello, se debe tener en cuenta si la información a salvaguardar contiene ficheros de datos personales, y si es así, tomar las medidas tanto organizativas como contractuales adecuadas.
• Algunos sistemas requieren procedimientos específicos para que la copia de seguridad funcione. Por ejemplo, si se utiliza una base de datos Oracle o Microsoft Exchange. Hay que aegurarse de que el programa que instala el proveedor de servicios es compatible con este tipo de sistemas. Lo mejor, en todo caso, es realizar una prueba de copia y restauración.
• Es posible que si la conexión es de baja calidad, sea preciso cambiarla o incrementar el caudal. Aunque en teoría, ‘tenemos toda la noche para realizar la copia’, si la conexión es de mala calidad habrá que buscar un nuevo proveedor que ofrezca mejores prestaciones en la línea (no todos los 6Mb de ADSL, por ejemplo, son lo mismo).
• Hay que definir una política de copias de seguridad. ¿Diarias? ¿Semanales? ¿Diarias a toda la información o sólo a la sensible? ¿Semanales a todo?  ¿Cuánto tiempo mantener la información de seguridad disponible? Dependerá el coste de esta política que se defina. En estos temas, ante todo, sentido común.
• Con referencia a la política, es recomendable solicitar al proveedor una copia física en uno o varios DVDs o en una cita cada cierto tiempo. Por ejemplo, la información con un número de meses de antigüedad se copia y se elimina del espacio online. De esta forma, optimizamos el espacio que requerimos (y por tanto, el coste).
• Si para la realización de la copia hay que dejar ciertos equipos encendidos durante un tiempo determinado, es aconsejable que se programe una parada del equipo cuando estemos seguros que ha finalizado la copia. Hay algunos proveedores que en su propio software proporcionan esta funcionalidad, pero si no, tenemos la opción de usar programas alternativos.
• Realice simulaciones de restauración al menos cada año. Porque no hay nada peor que dormir tranquilo, pero cuando sucede lo imprevisible, encontrarse con que no se estaba realizando bien la copia.

Existen muchas empresas que lo ofrecen en su catálogo de servicios, desde las que provienen del mundo hosting (Arsys, Hostalia, etc), hasta empresas cuyo objetivo empresarial está exclusivamente en este tipo de servicios (como PerfectBackup o BackupTotal, entre otros muchos).

En definitiva, la realización de copias de seguridad online es una buena opción para dejar a los informáticos que nos aseguren nuestra información y la disponibilidad de la misma, y dedicarnos nosotros a nuestra empresa.