La Intranet como una herramienta de comunicación

Una Intranet es un conjunto de contenidos compartidos por un grupo bien definido dentro de una organización. Y uno de los medios más potentes de comunicación que puede encontrar una empresa para interactuar con sus trabajadores y mantenerlos informados e interesados en los asuntos de la empresa.

intranets

Una buena Intranet debe o puede gestionar las siguientes cuestiones:

  • Noticias de la empresa. Una forma muy efectiva de anunciar novedades, como alianzas, acuerdos, nuevas aperturas, resultados generales de la empresa, vacaciones, etc
  • Formación. Se puede utilizar la Intranet como plataforma para formación interna de los trabajadores.
  • Políticas de la empresa, misión, visión, sugerencias. Estos son algunos de los temas que se pueden destacar en la Intranet para que todo el mundo los conozca.
  • Información para el trabajo. Trabajos, estudios e informes entre otros se pueden colgar en la Intranet para que los usuarios dispongan de ellos. De esta forma se encuentran perfectamente localizados y disponibles para cuando se necesiten.
  • Punto de encuentro de los trabajadores. La Intranet de una empresa puede convertirse en un punto de encuentro de todos los trabajadores. La creación de foros y debates o salas de chats permitirán conocerse mejor a los trabajadores y romper el sectorialismo entre departamentos o delegaciones.
  • Trabajar desde el exterior de la empresa. Se puede permitir el acceso a la Intranet desde cualquier punto exterior a la empresa mediante el nick y el pass del trabajador. De esta forma si se necesita acceder a información desde alguna visita o en casa se dispone de exactamente la misma información que en la oficina.

Leyendo los puntos anteriores parece que una Intranet sea sólo para multinacionales o grandes empresas. Y aunque seguramente éstas le pueden sacar mucho partido

Las PYMEs también se pueden y deben de beneficiar de sus ventajas, y mejorar la comunicación entre los trabajadores de la misma. En pequeñas empresas de 4 o 5 trabajadores, o empresas centradas en el mundo online. Me parece que la Intranet es una herramienta imprescindible. En ocasiones he visto en este tipo de Micro empresas que para comunicarse utilizan google docs o listas de correo. En mi opinión es un grave error y la incorporación de un CMS o

Lo que se le debe pedir al software de una Intranet, es que permita dar permisos a los diferentes usuarios, o la creación de roles y grupos y que sea intuitiva y fácil de utilizar. Después queda lo más difícil meter contenido y conseguir que los trabajadores de la empresa la utilicen como es debido. Pero con el trabajo bien hecho se convierte en un accesorio imprescindible y que mejorará la productividad en la empresa.

Las principales dificultades radican en los trabajadores que no trabajan con el ordenador, por ejemplo operarios de producción, de almacén, etc. A este tipo de trabajadores es difícil integrarlos en la metodología de trabajo de una Intranet. Se les debe de proporcionar algún unto de conexión en el trabajo, pero es difícil que vayan a conectarse si no tienen ningún aliciente.

Además debe de haber alguien con unos mínimos conocimientos para administrarla.

Os dejo dos artículos relacionados muy interesante.

¿Conocéis aplicaciones para montar Intranets para las empresas?

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