La importancia de la Gestión Documental | Loogic Startups

Hace tiempo que estoy pidiendo terminales de radiofrecuencia, pues se nos han estropeado dos de los tres que tenemos.

Y entre petición y petición de terminales, nos han traído una nueva impresora multifunción Konica Minolta bizhub222. No es lo que he estado pidiendo, pero después de una semana, no puedo estar más contento.

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En muchas empresas la gestión documental es una de las actividades que más recursos consume. Y en muchas otras, agilizando estas operaciones, tendríamos más potencial de trabajo.

En mi empresa, día a día vamos haciendo pequeñas mejoras, para tener toda la información (en general albaranes) lo más accesibles posible. En los momentos punta de trabajo, es muy importante encontrar la documentación fácilmente y con rapidez.

Carros con carpetas, bandejas, archivadores y espacios reservados para documentación en tránsito entran en juego y poco a poco vamos puliendo procesos y creando procedimientos para trabajar lo más eficaz y eficientemente posible.

Pero también es cierto que resulta crucial el scaneo de esa misma documentación, la copia y la impresión de ordenes de carga, e-mails y cartas de porte.

En este último sentido la nueva impresora / fax/ scanner nos ha reducido considerablemente los tiempos de trabajo de las actividades.  Sobre todo el correspondiente a scaneo y envío de albaranes.

Hasta ahora trabajábamos con una impresora fax que ya tenía más de 300.000 copias y que frecuentemente nos estaba dando problemas y con dos scanners hp, uno para cada administrativa. Los scanners además de ser muy lentos, siempre enganchaban las hojas.

Con la nueva impresora, se ha reducido el tiempo de esta actividad considerablemente. Mientras que al final del día, se invertía entre 15 y 20 minutos en scannear ahora únicamente se invierten de 2 a 3 minutos.

En momentos normales del día no se nota, pero en las horas punta, se agradece muchísimo.

Agradecemos que comentéis cualquier técnica para mejorar la gestión documental.

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