La importancia de la Gestión Documental

Hace tiempo que estoy pidiendo terminales de radiofrecuencia, pues se nos han estropeado dos de los tres que tenemos.

Y entre petición y petición de terminales, nos han traído una nueva impresora multifunción Konica Minolta bizhub222. No es lo que he estado pidiendo, pero después de una semana, no puedo estar más contento.

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En muchas empresas la gestión documental es una de las actividades que más recursos consume. Y en muchas otras, agilizando estas operaciones, tendríamos más potencial de trabajo.

En mi empresa, día a día vamos haciendo pequeñas mejoras, para tener toda la información (en general albaranes) lo más accesibles posible. En los momentos punta de trabajo, es muy importante encontrar la documentación fácilmente y con rapidez.

Carros con carpetas, bandejas, archivadores y espacios reservados para documentación en tránsito entran en juego y poco a poco vamos puliendo procesos y creando procedimientos para trabajar lo más eficaz y eficientemente posible.

Pero también es cierto que resulta crucial el scaneo de esa misma documentación, la copia y la impresión de ordenes de carga, e-mails y cartas de porte.

En este último sentido la nueva impresora / fax/ scanner nos ha reducido considerablemente los tiempos de trabajo de las actividades.  Sobre todo el correspondiente a scaneo y envío de albaranes.

Hasta ahora trabajábamos con una impresora fax que ya tenía más de 300.000 copias y que frecuentemente nos estaba dando problemas y con dos scanners hp, uno para cada administrativa. Los scanners además de ser muy lentos, siempre enganchaban las hojas.

Con la nueva impresora, se ha reducido el tiempo de esta actividad considerablemente. Mientras que al final del día, se invertía entre 15 y 20 minutos en scannear ahora únicamente se invierten de 2 a 3 minutos.

En momentos normales del día no se nota, pero en las horas punta, se agradece muchísimo.

Agradecemos que comentéis cualquier técnica para mejorar la gestión documental.

5 respuestas a “La importancia de la Gestión Documental”

  1. Buen post. Sobre todo por los beneficios que aporta la gestión documental, y que, desconocía algunos de ellos.

    En mi caso, conozco algún que otro software de gestión documental, como OpenKM, el cual posee múltiples opciones para la gestión de archivos como la gestión de tareas entre usuarios, workflow, etc.

    Un saludo

  2. Hola

    Si la Administración Documental es muy importante, colaborar con el cuidado del medio ambiente también lo es, pero es un paso muy complicado para muchas personas sobreto`do por el soporte de la información, en el caso de pagar servicios o deudas por la red, muhca gente lo considera inseguro y si a esto le aumentamos la posibilidad de que las administradoras de imformacion se descompongan… un computador, una memoria, un cd puede averiar la información y en estos casos que hacemos?

  3. Hola Antonio,

    lo que comentas parece muy funcional.

    Es cierto que se sigue trabajndo demasiado con papel en muchas empresas y actividades, pero hay otras veces, como cuando tienes que expedir camiones, que la documentación y el papeleo es obligatorio.

    Quizás lllegue un día, donde al igual que con el tacógrafo controlan la velocidad, horas de conducción, etc. Se introduzcan también las cargas que ha realizado yq eu al descargar se pueda realizar una firma digital.

    pero hasta ese día, que más bien parece de ciencia ficción, hay que continuar con el tan conocido papel.

    Un saludo

  4. En nuestro ERP utilizamos un sencillo método para añadir soporte documental y la verdad es que los clientes que lo usan están bastante contentos.

    Se base en simples rutas configurables donde se crean carpetas con el código del registro del ERP asociado: número de cliente, de albarán, de asiento contable, de no conformidad, número de trabajador, …

    La lógica de permisos y almacenamiento se deja al sistema operativo que actúa como servidor de archivos y el ERP funciona solo como un índice con acceso rápido a ese almacenamiento. Su principal virtud es que es muy sencillo de entender y utilizar, al contrario de otros sistemas de control documental. También es cierto que tiene ciertos inconvenientes, como el acceso remoto a esa documentación, que si se accede a través de terminal server o similar se puede evitar.

    La verdad es que un escanner como el que comentar el sistema se hace totalmente operativo, ya que por desgracia en el día a día no todo son documentos electrónicos y se sigue usando mucho papel.