La gestión de tu tiempo: un recurso clave pero escaso

¿Cuántas veces no acabas pensando que el día se ha ido y no has sacado el provecho que esperabas de él? O que no te ha dado tiempo. O que te faltan horas del día.

Estamos ante un caso típico de gestión del tiempo. Y aunque existen diferentes técnicas para lograr un mejor control de tu tiempo, voy a exponer algunas recomendaciones comunes entre varias de ellas, aplicadas a una situación de trabajo normal hoy en día.

En primer lugar, no quieras intentar cambiar tu gestión del tiempo si no estás totalmente convencido de que lo necesitas y que estás dispuesto a hacerlo. Sólo si existe un compromiso con uno mismo es posible hacerlo. Como todo cambio, conlleva una reordenación de nuestros hábitos, de nuestro entorno, en definitiva, de nuestra estabilidad (ordenada o no). Por ello, tenlo claro antes de iniciar alguna técnica.

Una vez que tengas claro que estás convencido y comprometido con el cambio, el resto es relativamente fácil, y es aplicar mejores prácticas muy documentadas. Unas serán mejores que otras según quién las recomienden, pero en todo caso, son efectivas.

La clave de una buena gestión del tiempo está en planificar (en orden normalmente de prioridades) e intentar respetar dicha planificación en la medida de lo posible. Por supuesto, teniendo en cuenta que también tenemos que considerar la posibilidad de disponer de tiempo para lo que aparezca de forma improvisada… respetando las prioridades establecidas, por supuesto.

Debido a este factor clave, no pensemos que la gestión del tiempo sólo nos pertenece y afecta a uno mismo, es importantísimo gestionar también el entorno y la propia asertividad.

Gestión de Tareas

Una vez tengamos claros los puntos anteriores, algunas cuestiones básicas:

• Muchas de las prácticas de gestión del tiempo empiezan por conocer en qué utilizamos el tiempo. Pero no por aproximación, sino exactamente. Es el punto de inicio para comprender cuánto de nuestro tiempo es utilizado y cuánto gastado (o desperdiciado). Podéis encontrar una plantilla en BusinessBalls. Cuando tengas claro esta división, podrás empezar a tomar decisiones sobre qué es lo que te hace productivo o en qué gastas tiempo sin necesidad (o al menos sin necesidad de hacerlo en el momento en el que lo has gastado, recuerda que existen prioridades).
• No compruebes el correo electrónico cada poco tiempo. Es uno de los peores escenarios, leer continuamente el correo electrónico. Por varios motivos, pero principalmente porque esa actitud no permite concentrarse en realizar las tareas que tenemos planificadas en el tiempo que tenemos planificado. Por lo tanto, configura los avisos de nuevo correo adecuadamente, y comprueba tu correo exclusivamente cuando lo tengas planificado.
• Intenta hacer lo mismo con las llamadas telefónicas, aunque en este caso es más complicado, pero no imposible. Pero si vas a iniciar una actividad planificada de alto valor para ti, pon el teléfono en silencio, y dedícate a esa actividad. Luego habrá tiempo para repasar y devolver las llamadas recibidas.
• Haz una primera selección sobre las tareas que realizas, e identifica aquellas que te ofrecen mayor valor de aquellas que son relativamente superfluas. Esto te dará una primera pista para realizar la priorización de las mismas.
• Por supuesto, inicia una lista de tareas en tu herramienta preferida (Exchange, Lotus Notes, o herramientas de tareas que existen en la red, como Remember the Milk, o Nozbe o Labelia), o en un cuaderno si hace falta.

Una vez empieces con estos temas básicos, empezaremos a utilizar algunas técnicas. Cada uno podrá seleccionar aquella que mejor le convenga o a la que le vea más posibilidades. Recordemos que cada uno es diferente a otro, y una técnica podrá venir mejor a unos que a otros.

Pero eso será en otro post.

Fuente: businessball.com

Los comentarios están cerrados.