Documany, gestor documental para todos

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Ayer os contaba cómo me gusta que sean las aplicaciones web y hoy hablo de Documany,  una aplicación de gestión documental desarrollada sobre Drupal 6. Es una aplicación para pequeñas empresas que quieren tener ordenados, clasificados y accesibles todos sus documentos.

La aplicación acaba de ver la luz y es muy sencilla, sólo con las funcionalidades más necesarias, aunque con vocación de crecer y aportar cada vez más valor.

El reto de la empresa desarrolladora, MGInnova ha estado en utilizar un gestor de contenidos de software libre para hacerlo, con módulos estándar (retocados), con diseños estándar. Sólo por haberlo planteado me gusta la idea.

Y al estar basado en código abierto tienen vocación de liberar la aplicación como software libre, algo que espero que hagan con cuidado para no perder el mercado por la competencia que pudiera surgir. Y esto me lleva a anlizar con un poco más de detenimiento este modelo de negocio de lanzar un producto como software libre y rentabilizarlo mediante servicios.

La postura tradicional en este sentido dice que debemos manterner el producto como propietario y obtener su rentabilización mediante licencias de uso. Pero hay un modelo que genera mucha más confianza en el cliente, y es el de dar un servicio y un valor añadido sobre un producto sin coste o a costes muy bajos.

Para evitar los problemas de una posible competencia con el producto que uno ha desarrollado y que complique el negocio está la alternativa de madurar el producto y liberarlo después de un tiempo, uno o dos años, cuando ya se han conseguido clientes, el producto se conoce en el sector, se tiene capacidad de respuesta ante la posible competencia, etc.

En cualquier caso Documany ha sido desarrollado para ofrecer a todo el que lo necesite un sencillo gestor documental y se presenta en 3 modalidades:

  • Documany Core, versión comunitaria: software libre sin restricciones
  • Versión on-line: con 1Gb de espacio inicial y 5 cuentas de usuario
  • Versión on-site: te lo instalan en tu servidor

Para la rentabilización de este desarrollo, además de ofrecer la aplicación en modo ASP y el servicio de instalarla en nuestro servidor ofrecen formación incidiendo en la posibilidad de que sea subvencionada por las administraciones.

El futuro de Documany va por el camino de la especialización y esperan ofrecer versiones específicas adaptadas a sectores concretos como calidad, medio ambiente, etc.

Documany dispone de demo completamente funcional y un paseo en imágenes que resume su funcionalidad.

7 respuestas a “Documany, gestor documental para todos”

  1. Hola a todos,

    Javier debe estar flipando con tanto abogado o especialista en LOPD por el Blog… :-)

    Aporto un dato más, no deberíamos tener en cuenta en este tipo de servicios Saas (ojo que lo desconozco), la posibilidad de aplicar la previsión dispuesta en el 83 del RLOPD, donde se establece:
    «El responsable del fichero o tratamiento adoptará las medidas adecuadas para limitar el acceso del personal a datos personales, a los soportes que los contengan o a los recursos del sistema de información, para la realización de trabajos que no impliquen el tratamiento de datos personales.
    Cuando se trate de personal ajeno, el contrato de prestación de servicios recogerá expresamente la prohibición de acceder a los datos personales y la obligación de secreto respecto a los datos que el personal hubiera podido conocer con motivo de la prestación del servicio.»

    Concretamente el segundo párrafo, en principio el responsable no necesita acceder a los ficheros almacenados (otra cosa es que empiece a hacer como Google con los e-mails de Gmail mediante lógica booleana), por lo que entiendo que bastaría que en el contrato de prestación de servicios se dispusiera las obligaciones dispuestas en el art.12.2 LOPD y en su caso en el 83 RLOPD.

    Ahora bien, respecto al formulario y los datos obtenidos a través de éste, sería Responsable del Fichero.

    No entro en temas de Transferencias Internacionales de Datos (no tengo tiempo ahora de comprobar donde tiene los servidores)

    Un saludo

  2. Buena idea, muy buena. Creo que esta herramienta soluciona las necesidades de un buen número de micropymes y pymes.

    Además de los problemas relacionados con la LOPD ya citados veo que es importantísimo:

    – Categorización múltiple. No concibo como aún muchos desarrollos siguen concibiendo las categorías como receptáculos estancos. Ya sé que los ‘tags’ ayudan pero creo que sería necesario poder atribuir más de una categoría a un documento.

    – También sería útil cierta orientación a proyecto como unidad documental, al menos a proyectos históricos que no están siendo gestionados ya con la herramienta de gestión de proyectos.

    – Búsqueda en el interior de documentos. No creo que sea complicado que cuando se suba un .doc, .rtf, .pdf se extraiga o indexe el texto para poder realizar búsquedas dentro…

    – Cierta orientación multimedia. El límite de 8 megas parece bastante corto para hoy en día. Yo incluiría un player de vídeo, audio y visor de fotos y presentaciones. Cada vez se maneja más material de este tipo y no me refiero a empresas específicas de creacion de contenidos para las que ya hay sus propias herramientas de gestión documental.

    En cualquier caso: una gran idea.

  3. Creo que se debe haber realizado una interpretación errónea de las condiciones de uso de la aplicación que son distintas a la política de privacidad de la página de MG Innova y la introducción de datos de contacto a través del formulario web. Son los datos que se dejan para contacto los que se tratan de forma conforme a la ley.

    De los datos que los clientes alojan en nuestros servidores (que no son nuestros sino que están contratados a una empresa) no nos podemos hacer responsables ya que no podemos monitorizar la información que nuestros clientes manejan.

    Sabemos que la aplicación de la LOPD para servicios SaaS ha generado una amplia y variada discusión pero desde MG Innova consideramos que los servicios SaaS son similares a los proveedores de hosting y actuamos de forma similar (de hecho trasladamos las garantías que ellos ofrecen a nuestros clientes).

    http://www.saasmania.com/2009/01/16/la-lopd-y-el-cloud-computing/

    No creo que limitar el servicio en función del tipo de datos sea una solución ya que obligaría a monitorizar la información que el cliente introduce en la aplicación (y es algo, que yo sepa, que nadie hace a día de hoy).

    Si quieres más información al respecto o hay algún punto con el que no estés de acuerdo, MG Innova estara encantada en atenderte.

    Cristóbal G.
    MG Innova

  4. Efectivamente Jesús, ese es un aspecto en el que tienen que informar de forma clara y establecer la forma de protección de los datos. Incluso me atrevería a afirmar que tendrían que limitar el servicio en función del tipo de datos por el grado de protección de los mismos.

  5. Es una aplicación interesante, pero ya pueden ponerse las pilas en lo que se refiere a protección de datos. Según dicen en la pestaña correspondiente cumplen la legislación respecto a «los datos introducidos en los formularios de contacto», aunque les falta indicar los derechos ARCO (acceso, rectificación, cancelación y oposición) y un método sencillo y gratuito de ejercerlo. Pero como en la mayor parte de los servicios SaaS (excluyendo en este caso la instalación en servidor propio del cliente) olvidan la referencia a los datos personales que previsiblemente incluirán muchos de los documentos que los clientes suban a la aplicación y que también se van a alojar en los servidores de MG, conviertiéndoles en lo que la LOPD llama un «encargado del tratamiento» que ha de dar contractualmente una serie de garantías a los clientes sobre la calidad de mantenimiento y acceso seguro a estos datos.

  6. Interesante artículo Ignacio, además, como comentas Documany cumple los requisitos necesarios para ser una buena aplicación web y encontrar bastantes adeptos.

    De momento, voy a echarle un vistazo a la demo que por lo que he podido leer en la web de MGInnova es una herramienta bastante interesante.

    Saludos.