Consejos en el uso de impresoras

Como cualquier inversión en tu empresa, antes de adquirir un producto tecnológico tienes que evaluar su necesidad real, su importancia, su conveniencia. Muchas veces en cada puesto de trabajo se coloca una impresora, un aparato más o menos grande, que ocupa un espacio relevante en tu escritorio, box, despacho o rincón.

Este post no pretende influenciar a nadie sobre la conveniencia o no de usar impresoras. La impresora es necesaria en cualquier oficina. No obstante, hay pormenores, implicaciones y gastos inducidos por su uso que conviene tener presentes.

Una impresora se podría considerar más una unidad de gasto que un bien de inversión. Yo no digo que, contablemente, debiera ir directo a gastos del ejercicio, como un suministro de oficina más… pero sí que es verdad que una impresora origina unos gastos directos en el momento de su uso que hacen que una impresora se, al final, más costosa de lo que a simple vista parece:
1- Gasto en tintas, cartuchos…

Su coste es inversamente proporcional al coste de la impresora. Es malo generalizar, pero se podría decir, como regla general, que si la impresora es barata, el cartucho de tinta suele salir caro (precio/unidad), y viceversa, impresoras más caras suelen tener un precio de consumibles más baratos. Por tanto, el decidir una impresora láser (más cara de por sí pero con consumibles más baratos) o de inyección de tinta (más barata pero consumibles más caros) se debe hacer por el número de impresiones día, lo que sería la tasa de uso de esta impresora. A parte, también es conveniente evaluar la tasa de uso de la impresora si da servicio en red a varias personas, cosa que suele ser más recomendable que una impresora por persona.

Hay quien dice que es mejor imprimir de vez en cuando que dejar secar los cartuchos de una impresora InkJet (de inyección de tinta). Vendría a ser un «usar y despilfarrar, para poder seguir usando»…

2- Gasto en papel

¿Realmente hace falta imprimir? Es descabellado, pero se imprimen cantidades ingentes de documentos, e-mails, informes, etc, los cuales sólo los leerás una vez, y quedarán apilonados o archivados en una carpeta, carpesano, o rincón de la mesa, hasta que ya sean antiguos y caducados.

Muchos mails incorporan el mensaje ecológico en su cabezera o pie de mail [planteate si realmente es necesario antes de imprimir este e-mail. La naturaleza te lo agradecerá].

3- Gasto en tiempo.

A parte de temas medioambientales, el propio acto de «imprimir» supone un gasto de tiempo, que se debe minimizar.

• Gasto de tiempo en recargar el papel, yendo a buscar papel en una sala más o menos alejada de mi puesto de trabajo, volver y recargar la impresora.
• Gasto de tiempo en cambiar cartuchos y tóners cuando éstos se agotan. Y normalmente los cartuchos sí que los puede cambiar el propio usuario, pero en el caso de tóners y/o determinados empleados, llaman a otro para que les ayude con el cambio, con lo que el tiempo perdido se duplica.
• Gasto de tiempo en atascos, reparaciones, etc… que aunque menos frecuentes, parece que el día que nos pasan somos incapaces de trabajar.

4- Costumbres enraizadas

Primero imprimo y luego leo viene de creencias de que «yo lo leo mejor si está impreso», o el famoso «yo lo guardo todo». Un e-mail que sólo sirve para que te des por enterado de alguna cita, reunión, dato… ¿realmente hace falta de que te lo imprimas? La naturaleza del hombre es costumbrista, por lo que seguramente imprimimos documentos sólo por el echo de que el papel, y la posesión física del documento, nos reporta una sensación de mayor control sobre el objeto del papel o documento. Típicamente se imprimen informes importantes (memorandos, informes de situación, estadísticas de ventas…) de los cuales seguramente nunca leeremos íntegramente… y acabarán apilonados, para luego ser archivados, hasta que caduquen, y sean destruidos. Pero claro, «era importante tenerlo controlado, por lo que lo he impreso».

Y referente al «Yo lo guardo todo», ¿no crees que es más fácil buscar un e-mail en un sistema clasificado por fecha y con posibilidad de búsqueda por carpetas Recibidos / Enviados, por nombres, o por asunto del e-mail? ¿Para qué imprimimos determinados e-mails en papel, cuando los tenemos más accesibles en nuestro propio buzón de e-mail?

Otros consejos para minimizar gastos con la impresora:

• Si te interesa el texto de una web, es mejor Copiar+Pegar en un documento de textos que imprimir directamente desde la web. Ahorras encabezados, menús e información que no necesitas.
• Haz vista previa siempre. Imprime lo que deseas, si es que necesitas imprimir. Sobretodo en documentos de Hoja de Calculo, tipo Excel o similar… son los que más sorpresas nos deparan en el momento de imprimir.
• Tener la impresora enchufada a una toma en pared, y no a una regleta o multibase de tomas eléctricas. Para usuarios que tengan sus equipos conectados a una regleta, la costumbre de apagar la regleta hace que la impresora se desconecte. Esto es especialmente «caro» en impresoras que hacen limpieza de cabezales cada vez que la enciendes.

Fuente imagen: DanisIp en FLickr.