¿Cómo digitalizar los procesos de Recursos Humanos?

La transformación digital como proceso afecta a todos los estratos de las organizaciones empresariales. Hablamos de una serie de cambios relacionados con las nuevas tecnologías que se implementan en el día a día de las empresas en general y en la gestión de Recursos Humanos en particular. Según el Barómetro Cegos, el 91% de las empresas en España considera prioritario el proceso de transformación digital en Recursos Humanos.

La digitalización es una necesidad en todas las organizaciones y afecta a todos sus «stakeholders» o partes interesadas (clientes, responsables de departamento, trabajadores, accionistas, proveedores…).

Un 75% de las empresas ya ha iniciado este proceso de digitalización en el ámbito de los Recursos Humanos, pero solo un 20% tiene definida una hoja de ruta global.

En este escenario, se hace aconsejable contar con empresas especializadas en digitalización en el contexto de los Recursos Humanos. Para profundizar en este tema contamos con Endalia, compañía experta precisamente en la automatización y optimización de procesos en el área de la gestión de talento y personas.

¿De qué se tienen que encargar los responsables de RRHH en este proceso de digitalización de su propia función?

  1. Definir el alcance funcional: el diagnóstico inicial y la definición de funciones es fundamental para comenzar con buen pie el proceso.
  2. Identificar el equipo de proyecto: el equipo debe ser multidisciplinar en donde participen el equipo IT, analistas, personas clave, managers y usuarios finales.
  3. Planificar el proyecto: es el momento de definir las fases de la transformación digital con objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y definidos en el tiempo).
  4. Seleccionar proveedor: cuando se elige un partner, debemos tener en cuenta los productos, las herramientas que ofrece y la automatización que se llega a alcanzar.
  5. Revisar la estrategia de RRHH, las políticas y procesos: como hemos visto, la estrategia debe estar previamente definida y además el software debe estar adaptado a esa estrategia de gestión y no al revés.
  6. Identificar y seguir los riesgos: en todo proceso de cambio pueden surgir riesgos. Tenerlos previstos es algo necesario para el éxito de la transformación digital.
  7. Desarrollar el proyecto: en este punto hay que tener muy claras las fases que se planificaron para la transformación digital, previendo todos los escenarios, de forma que el proceso se desarrolle minimizando las fricciones.
  8. Asumir la gestión del cambio y comunicación interna: al haber definido previamente un equipo multidisciplinar, las fases del cambio y la comunicación serán más sencillas. Debemos asegurarnos de que la comunicación sea bidireccional para recoger la información de todos los usuarios.
  9. Formar a las personas: debemos asegurarnos de ofrecer una formación interna que permita a todos los integrantes de la organización conocer los procesos y también recoger el feedback que ofrecen.

La apuesta por las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) redunda en un aumento de la productividad en todos los departamentos de una empresa. En el marco de los RRHH, permite crear nuevas experiencias en clientes, candidatos y empresas. Y no solo eso, sino que también fomenta la competitividad entre las empresas, animándolas a que se suban al carro de la digitalización.

¿Cómo acometer la digitalización de Recursos Humanos?

La digitalización de los procesos de RRHH impacta transversalmente en:

  • Las personas: en sus conocimientos, funciones y responsabilidades.
  • Los propios procesos: que han de ser coherentes, estandarizables y repetibles.
  • La tecnología: todo esto debe canalizarse a través de la automatización mediante las herramientas adecuadas.

Finalmente, impacta también en un cambio de la cultura corporativa, que será importante gestionar de la forma adecuada. ¿Cómo? Cambiando la forma de enfrentar el día a día en las organizaciones empresariales y centrándose en lo realmente importante, con la ayuda de un software especializado que permita automatizar procesos.

Aquí es donde entra en escena el software de Recursos Humanos de endalia.com que se puede complementar con sus servicios de consultoría y de outsourcing de Recursos Humanos.

Este software de gestión de Recursos Humanos integra toda la información y procesos. La herramienta cuenta con dos entornos diferenciados. Por un lado, está el portal del empleado y, por otro, el entorno de gestión. En el primero, el trabajador podrá gestionar toda su información profesional, vacaciones y permisos, viajes y gastos, registro de jornada, nóminas y salarios, bajas médicas… así como todos aquellos procesos vinculados con RRHH con los que decida contar la organización.

Endalia dispone, además, de un entorno móvil para las organizaciones en forma de app: Endalia Mobile. Permite realizar estas tareas en cualquier momento y lugar a través de smartphone.

Así, el software Endalia HR permite atraer, identificar, desarrollar y fidelizar el talento. Asimismo, el programa permite recopilar datos objetivos con los que tomar mejores decisiones organizativas en el campo de los RRHH.

En definitiva, se trata de mejorar en autonomía y autogestión, de optimizar el tiempo y recursos, así como de mejorar la comunicación interna en las organizaciones.