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Mejorar las comunicaciones de mi empresa mediante mensajería instantánea

Mejorar las comunicaciones de mi empresa mediante mensajería instantánea

Efectivamente, mediante un sistema de mensajería instantánea se pueden mejorar las comunicaciones de los empleados de una organización.

  • Mensajes cortos como “ha llamado el Sr. Ruiz, ruega le llame al móvil”
  • Convocatorias de reunión, como “Mañana a las 9:00h, he convocado una cita con contabilidad para hablar de los temas que tenemos pendientes”,
  • Recordatorios de citas, como “recuerde que mañana debe ir a la gestoría”
  • O un simple “¿tomamos un café y hablamos de ese proyecto?”

Los programas de mensajería instantánea, como Skype, Gtalk, Messenger, pueden mejorar la manera como trabajamos, y pueden substituir determinados envíos de mensajes por e-mail que no hacen más que llenar los buzones y camuflarse entre multitud de mensajes con más contenido.

Mediante la mensajería instantánea, Chat, a partir de ahora, podemos hacer llegar a su destinatario todos aquellos mensajes inmediatos, cortos, que precisan una respuesta rápida, o que merecen aprobación para seguir trabajando. Podemos mantener conversaciones más o menos complejas, comentar tareas o cosas a hacer, substituyendo un e-mail o una llamada.

Ejemplo pantalla skype

Algunas ventajas por las que toda empresa debería plantearse implantar un Chat interno o sistema de mensajería instantánea entre sus empleados:

  • Es un modo de evitar algunas llamadas internas, por lo que el teléfono queda destinado a conversaciones más importantes y a las llamadas entrantes desde el exterior. Ejemplo: “-Emisor: Cuando puedas ven a mi despacho y te enseño las estadísticas de ventas.– Receptor: OK. Ahora subo—“
  • Normalmente los programas de mensajería instantánea tienen sistemas de lectura emergentes para cuando te llega un mensaje, por lo que muchas veces no hace falta ni responder… ya te das por informado. Ejemplo: “Emisor: — Ya tengo los catálogos cargados en el coche. En 5 minutos nos vamos, así que te espero en el parking–“
  • Permite tener respuesta rápida entre emisor y receptor, y un mínimo conversación si es necesario, por lo que el objetivo de contactar con alguien se cumple. En este sentido, es más eficiente que el e-mail.
  • Te permite dejar marcado un status (disponible, fuera de la oficina, o No molesten, por ejemplo) con lo que puede evitar que te molesten mediante una llamada entrante si has marcado que estás ocupado.
  • Sirven también para cuando estás fuera de la oficina, con lo que también pueden evitar llamadas desde el exterior. Ejemplo: Emisor: “- Hola Ruiz. Acabo de llegar al hotel. Me pasas el informe de últimas compras del cliente XX, que en una hora lo tengo que visitar…”
  • Algunos de estos sistemas (Skype, por ejemplo) te permiten enviar en la misma conversación de chat archivos (documentos de texto, hojas de cálculo, PDF, fotografías…) por lo que es un buen sistema para recibir inmediatamente documentos en la misma conversación, sin dejar de chatear con el emisor, pudiendo comentar mediante el mismo chat los detalles del archivo adjunto. De otro modo te llegarían por e-mail.
  • Muchos de estos sistemas permiten hacer chats entre más de 2 personas, por lo que se pueden generar entornos de trabajo a distancia sustituyendo reuniones.

Se podrían citar muchos más ejemplos de bondades de estos sistemas. No obstante, es muy importante marcar unas normas de uso dentro de la organización, para que siempre que hagamos un buen uso de ellas. Es fácil caer en conversaciones banales, no procedentes o fuera de lugar… y más cuando son sistemas que te pueden permitir chatear con personas de fuera de la organización (amigos, familiares, tu pareja…)

De todos modos, a veces es mejor permitir a tus empleados que puedan mandar un mensaje de chat a su pareja que pagar una llamada saliente para decir “Hola! recuerda que te espero a las 19:00h en el gimnasio!”

De la web de empresa al blog de empresa, corporativo o profesional

Creo que en este momento ningún empresario duda de la necesidad de tener una web en la que sus clientes puedan ver información básica sobre los productos o servicios ofrecidos por la empresa, los datos de contacto, información corporativa, …

Incluso hay empresas que han visto que la web corporativa es una buena herramienta de venta y en ella tienen todo tipo de información, formularios de contacto, información sobre su sector, sección de noticias, …

En estos momentos hay empresas que están dando un paso más y que han visto que además de información la web les sirve para comunicarse con sus clientes y para darse a conocer en su nicho de mercado. En esta línea los blogs son una herramienta que puede ayudar a las empresas a mejorar la comunicación y su visibilidad dentro de la red.

Hay muchas razones para tener un blog corporativo o de empresa, pero yo me quedo con tres:

Entrar en la conversación que se está generando en la red entorno a los productos, los servicios o el mercado en el que trabaja la empresa. Cara vez en más común que en foros, blogs y redes sociales la gente hable de las empresas, tanto de forma positiva como negativa. La empresa no puede permanecer al margen de esa conversación, ha de aportar su visión al respecto.

Escuchar a la gente. Los blogs no son un medio unidireccional, el sistema de comentarios permite que el que escribe un blog reciba las aportaciones de las personas que están leyendo lo que escribe. Mantener un blog no es solo escribir, también es responder los comentarios de la gente y fomentar la participación, que poco a poco puede llevar a generar una comunidad de usuarios entorno al blog.

Posicionarse frente a la competencia. Los blogs por su naturaleza suelen posicionarse bien es buscadores, lo que sin duda es positivo para la empresa por la afluencia de lectores que pueden venir al blog. Pero un blog también ayuda a posicionar una marca o un producto dentro de un mar de información. Un blog de empresa ha de aportar información sobre el mercado en el que trabaja, no puede limitarse a hablar de la compañía que lo mantiene, hay que aportar valor a la comunidad con el objetivo de llegar a convertirse en referente en ese campo.

Wifi en los aviones: potenciando la movilidad

Wifi en los aviones: potenciando la movilidad

Anuncian en la aerolínea Southwest Airlines a todo bombo y platillo que para este verano, empezará a ofrecer en algunos de sus vuelos el servicio de wifi a los pasajeros del avión. De esta forma, y mediante el pago de una cuota, los pasajeros podrán conectarse a Internet

Wifi en los viajes en avión

Ya hace un año, la compañía Lufthansa lo empezó a ofrecer en algunos de sus vuelos intercontinentales, siguiendo su estela algunas otras operadoras como SAS o Japan Airlines, aunque nunca ha llegado a ofrecerse de forma masiva. Anteriormente, se habían realizado diversos intentos de poner el servicio en marcha, pero siempre se encontraban problemas relativos a la seguridad que lo impedían. Esperemos que este nuevo intento disponga de las medidas de seguridad necesarias para que el servicio sea una realidad.

Los principales retos a vencer para este tipo de servicios son:
• La integración e interoperatividad entre las diferentes tecnologías que se unen para poder ofrecer el servicio
• Las interferencias que se pueden producir en los sistemas de navegación del avión, así como con los sistemas de comunicaciones
• La propia movilidad del avión (en altura y en velocidad)
• La calidad del servicio

Aunque no es novedad en el mercado de la aviación comercial, sí es la primera aerolínea de bajo coste que lo va a ofrecer, y conociendo el tirón comercial y mediático que tiene Southwest en los Estados Unidos, podemos anticipar que en los próximos meses poco a poco las compañías aéreas de todo el mundo irán incorporando el servicio.

Desde el punto de vista del trabajador que se desplaza, es un gran paso para la mejora en torno al concepto de movilidad del trabajador y, por tanto, de la productividad. Hasta ahora, todo viaje que se realiza en avión constituye un tiempo para descansar, pensar, leer o relajarse, o incluso para trabajar leyendo papeles o documentos, pero no para conectarse y estar operativo como si estuviésemos en nuestro sitio de trabajo. Todo un avance el que se nos presenta.

Habrá que esperar, en todo caso, para conocer qué tipo de tráfico se permitirá a través de este servicio.¿Podremos utilizar productos de VoIP como Skype para hablar con nuestros colaboradores? ¿Descargarnos los documentos compartidos por nuestros equipos de trabajo en Google Docs? El tiempo despejará las dudas.

Visto en: engadget.com
Fuente: Southwest Airlines

Potenciando la movilidad: el auge de los ultraligeros

Potenciando la movilidad: el auge de los ultraligeros

La movilidad es una de las claves en la evolución de los Sistemas de Información para los próximos años en las empresas de cualquier tamaño y sector. La globalización de la actividad empresarial está ocasionando la mayor necesidad de desplazamientos de los trabajadores para estar cerca de sus clientes, proveedores e incluso compañeros de otras oficinas.

Es por tanto que los beneficios de la movilidad (como concepto asociado a las Tecnologías de la Información) son claros, tangibles e importantes para la empresa:
• Facilita la comunicación con la organización (compañeros, jefes o colaboradores), así como con los clientes y proveedores.
• Incrementa la productividad y la eficiencia

Por lo tanto, cualquier avance en este sentido es un avance en la sociedad empresarial.

Hablábamos en un post anterior de PymeCrunch de la BlackBerry como dispositivo que facilita la movilidad del trabajador. Pero de momento, este tipo de dispositivos presentan limitaciones en los programas capaces de ejecutar y en la funcionalidad que pueden cubrir, por lo que aún existen muchos trabajadores que necesitan y continúan viajando con sus portátiles, los cuales tienen un peso y tamaño que nos hace la tarea pesada.

Los fabricantes de equipos, conscientes de esta necesidad de mercado, están trabajando para conseguir portátiles ultraligeros a un precio razonable.

Uno de los actores importantes en este sector es Apple, el cual recientemente, ha anunciado su próximo portátil ultraligero, el MacBook Air.

Lo más llamativo de este ultraligero son sus dimensiones (entre las que destacan menos de 2 cm de alto, y menos de 1,5kg de peso) y la autonomía de 5 horas  Además de eso, dispondrá de procesador Intel Corel 2 Duo con 4Mb de Caché, además de las prestaciones habituales de conectividad y funcionalidad (excepto conexión Ethernet, lo cual puede tomarse como una debilidad).

MacBook Air

Pero más que estas características (algunos lo han denominado ultra-fino más que ultra-ligero), lo que marca este lanzamiento es una tendencia. Portátiles ultra-ligeros ya existen desde hace tiempo en el mercado, pero ten mediáticos como éste de Apple, ninguno.

Posiblemente en los próximos meses seremos testigos de una batalla por el segmento de ultra-ligeros, con mayores modelos, prestaciones y sobre todo, mejores precios. Al final, el trabajador será el que saldrá ganando.

Fuente: Apple

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