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Usa el formato PDF para blindar facturas y presupuestos

Usa el formato PDF para blindar facturas y presupuestos

Convierte documentos a PDFPDF es el formato de portabilidad de documentos creado por Adobe. Es un formato ya muy extendido, y es raro si existe algún usuario de internet que todavía no haya abierto nunca un PDF.

Entre sus características más importantes, destacamos:

  • Puedes exportar cualquier tipo de documento a PDF. Textos, gráficos, imágenes, hojas de cálculo… reduciendo su tamaño en KiloBytes para minimizar su “peso” y ser más livianos en un e-mail, por ejemplo (a eso se refiere la portabilidad)
  • La visualización de un PDF se hace mediante programas de lectura apropiados (Adobe Acrobat Reader, por antonomasia, u otros programas, como FoxitReader, un programa liviano y muy funcional)
  • En las versiones de generación y edición de PDF, se puede cifrar el contenido para proteger los datos e informaciones
  • Permite la firma electrónica. Lo usan, por ejemplo, los arquitectos para que el colegio de arquitectos pueda visar los planos, por lo que su firma se puede considerar oficial o válida legalmente.

Pese a que estas ventajas las conocen la mayoría, no todo el mundo utiliza programas de edición y creación de PDF’s. Todavía hay empresas que envían a sus clientes facturas, cartas o presupuestos en formatos tipo .doc, .xls … Ello conlleva un gran riesgo a que la información sea manipulada o accidentalmente borrada, y da una imagen de poca seriedad.

El programa oficial, Adobe Acrobat, ofrece la garantía del creador del formato PDF. No obstante, existen programas gratuitos para generar PDF, como el software PDFRedirect, creado por EXP Systems. A continuación podéis ver un ejemplo de su pantalla de uso:

Pantalla PDFRedirect

el funcionamiento es simple. Desde tu editor de textos, imágenes o hojas de cálculo, eliges “Imprimir”, seleccionas la impresora PDFRedirect, y se ejecutará el programa. Incluso podrás ver una preview de cómo queda el documento. Acto seguido, eliges dónde vas a guardar el documento PDF, y con qué nombre, y listo. Ya tienes una copia de tu documento en PDF.

Generando PDF’s de tus documentos importantes que sueles enviar por e-mail (presupuestos, cartas, facturas, etc) darás seriedad y oficialidad al documento que envías, lo blindarás ante eventuales cambios o retoques por parte del destinatario, e incluso puedes recibir el OK del cliente mediante una firma electrónica en el mismo documento PDF.

Firefox, con sus Complementos, un navegador a tu medida

Firefox, con sus Complementos, un navegador a tu medida

Navegadores hay muchos. Internet explorer es el rey, dado que es la opción por defecto de la mayoría de usuarios. No obstante, hay muchas más opciones como ventana a la red: Safari, el clásico de Mac, también disponible en Windows, Opera, Camino, … podéis ver una tabla comparativa entre la mayoría de las opciones disponibles aquí (Fuente: Wikipedia)

FirefoxFirefox es el navegador de la Fundación Mozilla que más éxito está cosechando, y el rival más serio para el omnipresente Internet Explorer (está teniendo tasas de penetración del orden del 30% en los últimos meses)

Desde el punto de vista del usuario, entre sus características más interesantes, cabe resaltar (entre otros):

  • Total funcionalidad, cumple de un modo más eficiente todo lo que esperas de un navegador. Es más eficiente en tanto que consume menos recursos a tu ordenador.
  • Es establese actualiza sin marearte con asistentes de instalación. Siempre está al día.
  • Es cómodo, puesto que goza de una usabilidad muy amigable, acertada y cuidada.
  • Elimina ventanas emergentes y popups intrusivos, con lo que nada distrae tu atención mientras navegas.
  • La navegación se puede hacer mediante pestañas, por lo que evitas tener la barra de tareas de tu ordenador llena de ventanas.
  • Un buscador integrado, para búsquedas en Google, Wikipedia, Real Academia de la Lengua, o eBay.
  • Es totamente personalizable.

Y esta última característica es su mayor potencialidad. Es personalizable mediante los Complementos, pequeñas aplicaciones disponibles en el menú Herramientas, con el que consigues encontrar un glosario de opciones para hacerte el navegador más a medida de tus necesidades.

Esta es su mayor potencialidad, puesto que, al igual que cada persona es distinta a las demás, su modo de trabajar también lo es. Si una herramienta es mejor que otra en función del grado de satisfacción de tus necesidades, desde este punto de vista, se puede decir que el Firefox es la mejor herramienta para navegar por internet.

Dos ejemplos de complementos de Firefox que realmente te permiten ser más productivo: 

  1. FoxmarksFOXMARKS: Ten siempre la misma barra de favoritos en cualquier ordenador, tanto en el trabajo, como en el portátil, como en casa, sincronizando los favoritos entre todos tus ordenadores.  Su configuración es fácil, y es un sistema de sincronización muy práctico para no echar de menos ninguna de tus url’s favoritas, uses el ordenador que uses.
    Existen soluciones parecidas para sincronizar las contraseñas que vas guardando mientras navegas, aunque como es un tema mucho más sensible, y puede generar cierta desconfianza por parte del usuario, no son tan populares.
  2. DownthemallDOWNTHEMALL: este complemento te permite acelerar la velocidad de descarga de los archivos. En archivos grandes la diferencia es notable.

La lista de complementos es larguísima, y no para de crecer. La tenéis aquí.

Si la mejor herramienta de trabajo es la mejor adaptable al uso que le damos, Firefox es una muy buena herramienta de trabajo, puesto que es el navegador que mejor puedes adaptar a tus usos y necesidades.

Programas de Gestión de Proyectos, una filosofía de trabajo para ser más eficientes

Programas de Gestión de Proyectos, una filosofía de trabajo para ser más eficientes

Cada vez es más habitual que existan entornos profesionales en los que cada proyecto requiere la implicación de varias personas, profesionales especialistas en distintas ramas, y un responsable de proyecto que dirija el desarrollo y consecución de objetivos.

En este entorno multidisciplinar, los programas gestores de proyectos están pensados para facilitar la comunicación entre las personas del grupo de trabajo, la asignación de tareas de manera recíproca, la planificación temporal de las mismas, y la organización global del proyecto.

OpenProj para Ubuntu

Fuente de la imagen: OpenProj para Ubuntu, vía NoticiasTech.com. 

Hay numerosas opciones de software en el mercado para una adecuada gestión informatizada de proyectos. Desde los que son on line y gratuitos, hasta los que provienen de empresas de software de reconocido prestigio y que su implementación requiere una importante inversión.

En términos generales, todo sofware para la gestión de proyectos debe permitir al usuario:

  1. Establecimiento de objetivos generales y específicos del proyecto
  2. Establecimiento de responsabilidades entre los distintos miembros del grupo de trabajo.
  3. Asignación de recursos, tanto económicos, como de recursos humanos, como materiales.
  4. Establecimiento de un calendario de actividades para el desarrollo de las distintas fases del proyecto.
  5. Asignación recíproca de actividades entre los miembros del grupo de trabajo.
  6. Posibilitar un sistema de control y de retro-información, generación de informes de desarrollo, informes de cierre de fase, etc.

La principal ventaja de ello es que toda la información está accesible en todo momento para todos los miembros del grupo y/o para sus responsables, y, por tanto, permiten simplificar los flujos de información que se generan en el desarrollo de un proyecto, de una manera global.

No obstante, hay un factor importantísimo para que la implantación de un software de gestión de proyectos tenga éxito, y no es otro que el compromiso de uso por parte de los integrantes del grupo de trabajo. Deben usar el sistema para registrar las tareas, el cumplimiento de las mismas, y seguir con el calendario de actividades marcado en el propio soft. Sin olvidar que el soft es una herramienta para el desarrollo del proyecto, y no un fin en sí mismo. El objetivo final es registrar la información sensible y útil para el proyecto, para uno mismo y para los compañeros, y no justificar la carga de trabajo o el trabajo realizado.

Uso software libre en mi empresa… pero con servicio de soporte

Uso software libre en mi empresa… pero con servicio de soporte

Todos estamos escuchando últimamente la proliferación de programas y aplicaciones informáticas de las llamadas software libre (freeware). Son aplicaciones que han sido desarrolladas por medio de una comunidad de usuarios de Internet, y que en algunas (bastantes últimamente) ocasiones cuentan con el respaldo de alguna empresa (léase Sun, Novell, IBM y otros por ejemplo para el OpenOffice, u otros).

El principal problema que ha existido para el uso de estas aplicaciones por parte de las empresas ha sido fundamentalmente ese, que el código era desarrollado por programadores que compartían su conocimiento y sus ganas de aportar a la comunidad por medio de Internet, por lo que el soporte ante problemas no estaba ni mucho menos garantizado, simplemente disponías de los foros de desarrolladores para plantear el problema o pregunta y confiar en una pronta respuesta o resolución. Aparte de esto, la instalación, configuración y mantenimiento del programa quedaba en manos de quien lo instalara, eso sí, normalmente con la existencia de manuales para ello.

Es por ello que para la empresa, y en especial la pequeña o mediana empresa y autónomos el uso de este tipo de aplicaciones era como mínimo complicado, debido a que no están preparadas (salvo honrosas excepciones) o simplemente no disponen de tiempo para realizar este tipo de instalación, configuración y mantenimiento. Esto hacía que este tipo de programas quedaba más en manos de universidades, usuarios avanzados o personas cuyo afición es la informática.

Pues bien, la situación ha cambiado radicalmente en los últimos años. Ya existen empresas que ofrecen ese nivel de soporte a las aplicaciones de software libre como modelo de negocio (además de otros servicios de valor añadido como serían la selección y la formación en el uso), por lo que algo vedado inicialmente a las empresas es ahora perfectamente viable. Consecuencia de ello ha sido la aparición de software libre más orientado a las necesidades de una empresa, como pueden ser el ERP, BPM, etc., (posibilidades que iremos comentado a lo largo de próximos posts en PymeCrunch) y que no tienen nada que envidiar a los productos liderados por empresas tales como Oracle, Microsoft o IBM.

Ejemplos de estas empresas son variados, e incluso últimamente, aunque más orientado al sector de la mediana o gran empresa, grandes compañías ofrecen en su porfolio de productos el servicio de aplicaciones de software libre. En general, todas estas empresas se involucran en el desarrollo del producto, de dos formas fundamentalmente:

Aportando nuevas funcionalidades demandadas por sus clientes, y que enriquecen el producto en sí mismo
Aportando soluciones a los problemas que detectan por el uso del producto, incrementando la fiabilidad del mismo

De esta forma, se produce una devolución a la comunidad en forma de aportaciones la oportunidad de hacer negocio que le ha supuesto el producto.

Gracias a este tipo de empresa que ofrece servicios sobre las aplicaciones de software libre, podemos encontrar en una estadística a nivel europeo del uso de diferentes aplicaciones de software libre en las empresas:

Uso software libre en Europa (2005)

donde podemos apreciar que a nivel de aplicaciones productivas (léase aplicaciones ofimáticas), casi un 20% de empresas ya están usando aplicaciones de software libre. Pero lo que es más llamativo, existe algo más de un 10% de empresas que están usando aplicaciones ERP/CRM de software libre.

Fuente: Navegapolis.net: Informe europeo de software libre.

Suites ofimáticas on line, trabaja en grupo de trabajo, estés donde estés

Suites ofimáticas on line, trabaja en grupo de trabajo, estés donde estés

En un post anterior, sobre Gmail, comentamos cómo una herramienta on line tiene ventajas inherentes que permiten una movilidad total en el acceso a la información de trabajo estés donde estés, independientemente de si estás en el ordenador de tu oficina como en el de un hotel, un cibercafé, etc.

Hoy es el turno de las suites ofimáticas. Una Suite ofimática es conjunto de aplicaciones para su uso en entornos de oficina, profesionales, o incluso domésticos. Suele incluir programas de edición de textos, hojas de cálculo, de presentaciones, gestión de correo, de contactos y un navegador.

Una suite ofimática on line te permite todo lo anterior, pero accediendo a la información de manera remota, estés donde estés, y, con ventajas añadidas, como la posibilidad de edición multiusuario o acceso a revisiones anteriores del mismo documento.

El ejemplo más notorio son las suites de Google, de las cuales cabe destacar:

GoogleDocs, con la que tendrás acceso a documentos de texto, de hoja de cálculo o presentaciones (serían los hermanos online de Word, Excel y Powerpoint de MS Office).

Pantalla GoogleDocs con indicaciones

Pantalla edición GoogleDocs

Ventajas:

  • Excelente usabilidad: la interficie y pictogramas hacen su uso muy evidente.
  • Acceso fácil a la información: almacenamiento en carpetas y subcarpetas, múltiples formas de acceder a los documentos (documentos creados por mi, documentos en los que participo, creados este mes, creados este año…)
  • La edición es sumamente parecida a los tradicionales programas off line, con lo que no hay problemas de adaptación a un nuevo programa, puesto que es lo mismo, pero vía web.
  • Puedes invitar a compañeros o contactos a la edición del documento, con lo que permite un desarrollo de entornos de grupo de trabajo, rebotando todos los miembros al mismo documento, permitiendo trabajar de manera simultanea, e incluso chatear (en el caso de las hojas de cálculo de Google).

GoogleCalendar, es otra suite que es un complemento muy interesante a las típicas agendas offline o al mismísimo calendario de Outlook. La principal ventaja es que el calendario es compartible con los usuarios a los que tu invites, y todos los miembros de tu grupo de trabajo pueden crear citas, administrarlas, e invitarse recíprocamente. En entornos de trabajo on line multiusuario, con GoogleDocs, el GoogleCalendar es un complemento especialmente útil.

No osbtante, GoogleDocs no es la única opción. También están las suites de ZOHO, que como novedad respecto a GoogleDocs es que también ofrecen numerosas opciones de conferencias web, Base de Datos online, un Organizador personal y, en versiones de pago, un CRM o un Project Planner, además de plugins para navegadores que facilitan el acceso a la información.

Pantalla Zoho

A pesar de otras numerables opciones que existan o puedan existir, el poder de Google, y la clave de su hegemonía es el efecto integración: cuantos más usuarios tenga uno de los servicios de la suite, más ello arrastra al uso del resto de suites. Es decir, el hecho de que Gmail tenga tanto éxito hace que sea más fácil usar un GoogleDocs que un Zoho, por el efecto de con mi cuenta de Google para Gmail accedo a todos los servicios integralmente. Esa es la principal baza de las suites de Google.

Skype puede revolucionar las comunicaciones en tu empresa

Skype puede revolucionar las comunicaciones en tu empresa

skype

Skype se merece ser el primero programa del que hablamos en PymeCrunch ya que es una de las herramientas que más útil puede resultar para facilitar las comunicaciones y ahorrar en la factura del teléfono.

Podemos decír muchísimas cosas sobre Skype, pero la primera y principal es que permite realizar llamadas gratuitas a través de internet entre dos usuarios que estén conectados por medio de este software, por lo tanto, para comunicaciones internas en la empresa y siempre que se disponga de conexión a internet las comunicaciones telefónicas pueden ser gratuitas.

En estos momentos la última versión de Skype es la 3.6.0.244 para Windows, su descarga e instalación es muy sencilla y se puede empezar a utilizar de forma inmediata.

Además de para comunicaciones de voz Skype es muy utilizado para chatear, es decir para conversaciones de texto al estilo Messenger. En la ventana del programa aparecen los usuarios que han sido añadidos como contactos y se les pueden hacer llamadas de voz o hablar con ellos en modo texto.

Skype también dispone de cuentas de pago a precios muy reducidos que permiten realizar llamadas a teléfonos extranjeros y a teléfonos móviles.

Sin duda os recomiendo el uso de Skype para comunicaciones de voz sobre IP.  Más información en este manual.

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