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CubeTree la red social y entorno de trabajo colaborativo de nuestra empresa

CubeTree la red social y entorno de trabajo colaborativo de nuestra empresa

cubetree-logo-large.pngCubetree es un proyecto que pretende trasladar las ventajas de las redes sociales al mundo empresarial. Concebida como herramienta para las empresas y para mejorar la comunicación en el trabajo y por tanto el trabajo colaborativo.

Es una aplicación diseñada a modo de red social diseñada para facilitar la comunicación en la empresa entre compañeros de trabajo.

cubetree.gifPara empezar el aspecto es familiar ya que es bastante parecida a Facebook. Esa familiaridad en el diseño ayuda a que la curva de aprendizaje sea mínima y es una buena estrategia para lograr que funcione a nivel de empresa.

Las dos partes principales en CubeTree son las mimas que en otras redes sociales: el hilo o muro (The Feed – The Wall) y el perfil (Profile).

En en hilo se ven las actualizaciones de los compañeros de trabajo.

Y en la página de perfil, en lugar de mostrar fotos o vídeos de uno mismo, se enfatiza el acceso a la información y documentos.

Cubetree intenta ser el centro de referencia de la información de la empresa. En este gráfico podemos ver como catalogan al rededor del usuario dos círculos concéntricos de funciones.

  • Las funciones de red social y por tanto comunicación. Estar informado de lo que ocurre en la empresa y poder informar a los demás de lo que tu estas haciendo.
  • Las herramientas de trabajo colaborativo donde poder escribir, compartir información, archivos y documentos, etc…

También me ha llamado la atención viendo el vídeo explicativo que se puedan crear grupos en los que participe gente de fuera de la empresa, cosa que puede resultar bastante útil para integrar a consultores, colaboradores o proveedores en ciertos temas. Y que contempla el poder compatibilizarse e importar elementos de otros servicios sociales.

Los cofundadores de CubeTree, Carlin Wiegner (también CEO) y Ross Fubini (también CTO), procedentes los dos de Symantec, presentaron recientemente su producto que en realidad es una combinación de los mejores aspectos de servicios y redes sociales ya existentes adaptadas en este caso al mundo de la empresa.

Al ser un servicio SaaS, en sus términos contemplan que la información es propiedad de la empresa que lo usa y no de Cubetree que solo presta el servicio.

Viene a cubrir desde un enfoque y perspectiva algo distinta, el mismo sector y necesidad que Yammer o Jive.

Puede ser una herramienta con mucho futuro sobretodo en compañías grandes donde la infraestructura regional, los departamentos y otros factores en ocasiones disipan la colaboración activa y en muchas ocasiones la retención de ideas y talento.

No puedo evitar recordar al ver cubetree la ponencia de Luis Suárez (@elsua) en el EBE 08 contando como en IBM ya utilizan este tipo de herramientas en su día a día interno.

Actualmente dicen que la compañía más grande en la que se está probando CubeTree tiene unos 100.000 empleados.


Versión electrónica de las facturas con Hazteunafacturae

Versión electrónica de las facturas con Hazteunafacturae

¿Te ves en la necesidad de entregar ocasionalmente facturas electrónicas a tus clientes? ¿Te lo están exigiendo para liberar tus pagos? ¿Estás en una “situación de emergencia” en la que debes entregar también versión electrónica de tu factura?

hateunafacturae.pngCualquiera que sea tu situación, Hazteunafactuare.com es una opción a la mano y de uso gratuito, que facilitada por Enxendra Technologies, permite la cración de una versión electrónica de una factura en papel, legalmente válida en España, incluyendo toda la información necesaria en una factura y firmada digitalmente para certificar tanto el contenido como el emisor de la factura.

Después de llenar la información requerida (datos de la factura, del emisor, del receptor, líneas de la factura y vencimientos), queda solo la generación de la misma y su firma, utilizando para ello el certificado de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre o el que contiene el DNI electrónico –consultar FAQs-. Luego es cuestión de enviarla a tu cliente; también tendrás la posibilidad de generar un PDF, únicamente para una mejor visualización del documento.

Para mayor seguridad, en la página principal de la aplicación -que no está de más añadir no requiere registro alguno para su uso- ofrecen un enlace al web del Ministerio de Industria para comprobar la validez de las facturas electrónicas emitidas por el servicio. Así mismo, los desarrolladores garantizan no guardar ninguna información.

hazteunafacturae1.png


Más en gestión en línea de la agenda con CitaDirecta

Más en gestión en línea de la agenda con CitaDirecta

Hace algunas semanas, failurez les acercaba una explicación del funcionamiento de PideCita, startup resultante del primer iWeekend de Valencia, y que consiste en una plataforma web que facilita a las pymes y profesionales la gestión de citas o reservas online con sus clientes.

Mencionarlo es porque vengo a comentar un servicio similar que tuve oportunidad de conocer entre los participantes del BBVA Open Talent, y que tras algunos meses en beta privada, Pere Sanz (Co-Fundador y Marketing Manager del proyecto) nos avisa del lanzamiento para todo público, me refiero a CitaDirecta.

citadirecta.png

Entre sus objetivos se encuentra….

Ofrecer a los clientes la posibilidad de concertar cita las 24 horas del día a través de internet, con un servicio automático de recordatorio de cita a través de email o sms, pagina web gratuita, promoción en los principales buscadores, campañas de Marketing a teléfonos móviles o vía email y otros muchos servicios… disponibles de manera GRATUITA.

Ofrecen de arranque 3 paquetes: el Free (gratutito pero limitado a 30 citas al mes), el Business (30€/mes) y el Premium (150€/mes), ambos con citas ilimitadas y muy enriquecidos en funcionalidades. De buenas a primeras me da para pensar que “orillan” al posible cliente a adoptar un paquete pago, que si bien no es caro (el Business equivale a 1€ diario) puede incomodar a varios. Ya será el tiempo y la calidad lo que les coloque como una opción a tomar en cuenta por autonomos y pymes para llevar la agenda; lo que sí por cuidado en el diseño y usabilidad no podemos quejarnos. El mejor de los deseos de éxito a Pere y todo el equipo de AVANT WEB SOLUTIONS S.L., y a remar.


Gestión Documental mediante Software

Gestión Documental mediante Software

Cuanto más crece el volumen de documentos, más difícil es saber: ¿Dónde está un informe que se necesita?, ¿dónde archivar un documento que se acaba de redactar? o ¿qué hacer con un correo electrónico en el que figura un pedido?

También son cada vez más las entidades que se preguntan: ¿Se debe evitar duplicidades de documentos y el uso de versiones no actualizadas?, ¿se extravían documentos críticos o archivos?, ¿qué se puede hacer en cuanto a mejorar la eficacia de las búsquedas de documentos?, ¿qué documentación contiene información relevante para la empresa?, ¿qué hay que guardar y cómo hacerlo con seguridad?

A la necesidad de resolver esta situación se añade que en los documentos reside gran parte del conocimiento corporativo, es decir, el capital intelectual de la organización. Resulta imprescindible actuar y hacerlo con celeridad.

En muchas ocasiones es necesario comenzar por llevar a cabo una auditoría de la información y del conocimiento en la organización. Además de reflejar los flujos de la documentación asociada a los procesos vitales, permite evidenciar aspectos como si hay la necesaria implicación de la dirección, si existe una cultura corporativa favorable o identificar necesidades de formación y de motivación del personal.

Es fundamental aplicar la norma ISO 15489 de Información y documentación. Gestión de documentos (generalidades y directrices) que propone una metodología específica para diseñar e implementar el sistema de gestión de documentos, definir los procesos técnicos, elaborar los instrumentos principales y establecer las actividades de evaluación, medición y aprendizaje que conduzcan a la mejora continúa del sistema.

A partir de ahí está claro que hace falta una aplicación de gestión documental que permita asegurar que la información y el conocimiento corporativo se comparten. Una herramienta, que facilite que la información esté organizada y fluya convenientemente. Una tecnología para integrar la gestión de documentos con el enfoque basado en procesos y las normas de gestión de la calidad.

Dentro de este objetivo encontramos el ECM de Yerbabuena Software, basado en el software libre Nuxeo, y que es una aplicación muy potente para la gestión documental de una empresa.


Mikogo para conferencias online y remoteo de ordenadores (junto con Skype)

Mikogo para conferencias online y remoteo de ordenadores (junto con Skype)

Complementando el post anterior de mi compañero Víctor os referencio un sistema que ya se puede usar actualmente para compartir pantalla en skype instalándolo como complemento.

Se llama Mikogo y es un pequeño programa que sirve para compartir pantalla y realizar todo tipo de conferencias, reuniones y demostraciones.

El funcionamiento es sencillo, un usuario “monta” una reunión online y envía el un código de invitación a otros usuarios que lo necesitan para unirse. Quien monta ha de tener instalado mikogo y los que se unen solo descargar un pequeño archivo de tipo exe que los conecta. Todo protegido con una encriptación de AES de 256 bits.

Aunque el programa esta en inglés su uso es fácil y podemos apoyarnos de sus ayudas. Un manual repleto de capturas o de sus vídeos demostrativos.

Esta disponible para Windows y Mac. Además de reunión online en windows servía para tener control remoto de otro ordenador, cosa que han implementado hace aproximadamente un meses en Mac también, con lo que se convierte en una herramienta cross-platform interesante de remoteo.

La lista de funcionalidades exactas actuales para cada sistema operativo en la siguiente imagen

Además de todo esto, lo interesante es que Mikogo viene preparado para poderse instalar como un complemento (plugin o extra) de Skype. Las instalación puede ser un punto liosa pero una vez instalado su uso es realmente sencillo. Por supuesto que para poder usarlo tienen que tenerlo instalado ambas partes en su skype.


Disponible el Compartir Pantalla en Skype Windows

Disponible el Compartir Pantalla en Skype Windows

skyype.pngA pocos les pueden ir quedando dudas de que si hay una aplicación de Internet destinada a convertirse en el “telephone killer” es precisamente a Skype, por mucho el más consolidado de los servicios VoIP existentes y que sorprendía a propios y extraños el marzo pasado al colocarse -según estimaciones- como el proovedor numero 1 de llamadas internacionales.

Mencionarlo es porque nos enteramos a través de ReadWriteWeb que la beta para Windows salidita del horno (v. 4.1) ofrece ya la funcionalidad de compartir la pantalla, opción de la que ya disponían los usuarios mac’eros. De este modo la facilidad de disponer de este enriquecimiento entre usuarios de Mac y PC está ahí, lista para explotarse. La limitante de momento: que sólo es posible 1 a 1 y no mostrarla a múltiples usuarios.

skypesharing.jpg

Otras pequeñas innovaciones disponibles en esta beta es la alerta de aniversarios y poder enviar contactos a los demás usuarios mediante el “arrastre-y-suelte”. Está disponible para la consulta un pdf con las especificaciones o anímate a actualizar el software que ya tienes instalado.


Software Libre vs software propietario

La lucha entre software libre y propietario se libra día a día en las oficinas y los hogares.

En las oficinas el campo de batalla son las mesas e informes de los informáticos y técnicos, las de sus superiores evaluando ventajas e inconvenientes y las de los compañeros unos deseando el cambio y otros temiéndolo o maldiciéndolo.

En los hogares se libra a otro nivel en la utilidad, uso reducido o masivo, compatibilidad con los formatos de archivo de la oficina o amigos y la experiencia de usuario de cada programa.

Sin ánimo de encarnizar esta lucha, sino de aportar algo de luz e información al respecto os traemos una lista de ventajas de cada uno de los tipos. Las hemos extractado de un excelente post de Abadía Digital donde se explica cada una de ellas.

VENTAJAS DEL SOFTWARE LIBRE

  1. Económico (más de mil millones de euros en licencias de Microsoft en España anuales)
  2. Libertad de uso y redistribución
  3. Independencia tecnológica
  4. Fomento de la libre competencia al basarse en servicios y no licencias
  5. Soporte y compatibilidad a largo plazo
  6. Formatos estándar
  7. Sistemas sin puertas traseras y más seguros
  8. Corrección mas rápida y eficiente de fallos
  9. Métodos simples y unificados de gestión de software
  10. Sistema en expansión

VENTAJAS DEL SOFTWARE PROPIETARIO

  1. Propiedad y decisión de uso del software por parte de la empresa
  2. Soporte para todo tipo de hardware
  3. Mejor acabado de la mayoría de aplicaciones
  4. Las aplicaciones número uno son propietarias
  5. El ocio para ordenadores personales está destinado al mercado propietario
  6. Menor necesidad de técnicos especializados
  7. Mayor mercado laboral actual
  8. Mejor protección de las obras con copyright
  9. Unificación de productos

Por último os dejamos con un vídeo titulado “the future is open” creado por usuarios (españoles creemos) y cedido a la Linux Foundation.


La importancia de la Gestión Documental

La importancia de la Gestión Documental

Hace tiempo que estoy pidiendo terminales de radiofrecuencia, pues se nos han estropeado dos de los tres que tenemos.

Y entre petición y petición de terminales, nos han traído una nueva impresora multifunción Konica Minolta bizhub222. No es lo que he estado pidiendo, pero después de una semana, no puedo estar más contento.

impresora-scaner.jpeg

En muchas empresas la gestión documental es una de las actividades que más recursos consume. Y en muchas otras, agilizando estas operaciones, tendríamos más potencial de trabajo.

En mi empresa, día a día vamos haciendo pequeñas mejoras, para tener toda la información (en general albaranes) lo más accesibles posible. En los momentos punta de trabajo, es muy importante encontrar la documentación fácilmente y con rapidez.

Carros con carpetas, bandejas, archivadores y espacios reservados para documentación en tránsito entran en juego y poco a poco vamos puliendo procesos y creando procedimientos para trabajar lo más eficaz y eficientemente posible.

Pero también es cierto que resulta crucial el scaneo de esa misma documentación, la copia y la impresión de ordenes de carga, e-mails y cartas de porte.

En este último sentido la nueva impresora / fax/ scanner nos ha reducido considerablemente los tiempos de trabajo de las actividades.  Sobre todo el correspondiente a scaneo y envío de albaranes.

Hasta ahora trabajábamos con una impresora fax que ya tenía más de 300.000 copias y que frecuentemente nos estaba dando problemas y con dos scanners hp, uno para cada administrativa. Los scanners además de ser muy lentos, siempre enganchaban las hojas.

Con la nueva impresora, se ha reducido el tiempo de esta actividad considerablemente. Mientras que al final del día, se invertía entre 15 y 20 minutos en scannear ahora únicamente se invierten de 2 a 3 minutos.

En momentos normales del día no se nota, pero en las horas punta, se agradece muchísimo.

Agradecemos que comentéis cualquier técnica para mejorar la gestión documental.


XING: más funciones ‘by the face’

XING: más funciones ‘by the face’

facebookabc.pngSi bien las redes de contactos profesionales están entre las plataformas web que mantienen un ritmo aceptable de crecimiento y -pienso- siguen ofreciendo un “handicap a favor” a quien se registra en ellas, es un hecho que la multigenérica pero plástica Facebook (que anima a algunos llamarle el sistema operativo del futuro ¿?) se presenta para muchos otros como el único y necesario lugar en donde estar.

Así las cosas, algunos meses después de que LinkedIn nos sorprendiera gratamente con el lanzamiento de distintas aplicaciones para enriquecer nuestro perfil, el equipo de XING no quiere quedarse atrás y aumenta la oferta de opciones para los usuarios de cuentas estandar, permitiendo ahora…

  • saber quién ha visitado tu perfil,
  • enviar mensajes a los contactos de forma ilimitada,
  • recibir recomendaciones de otros usuarios,
  • dejar un mensaje de estado en el perfil,

…entre otras funcionalidades que estaban hasta la fecha sólo disponibles para los usuarios premium. Ya tendrán como tarea enriquecer las opciones de las que dispongan este tipo de usuarios y seguir haciendo válido su pago; al respecto ellos mismos comentan:

¿Y qué pasa con la cuenta Premium?  Pues que se enfoca con mayor precisión hacia empresas y profesionales que utilizan la plataforma intensivamente para generar negocio. Por el momento incluirá el envío habitual de mensajes a personas que no son contacto directo del usuario, la publicación de ofertas de empleo y un perfil profesional libre de publicidad.

Esperemos el movimiento les resulte favorable: con una base de usuarios estimada en 7 millones -nada despreciable- y más de 5 años en el mercado, no hay como RENOVARSE O MORIR… La pregunta en todo caso será: ¿Están aún a tiempo?

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Imagen: Xava du.


Hostarting, el comparador de servicios de hosting y dominios

Hostarting, el comparador de servicios de hosting y dominios

Ya en pymecrunch hemos hablado de que cosas hemos de tener en cuenta a la hora de elegir hosting, pero esa tarea a partir de ahora se va a simplificar mucho.

Hostarting es una web permite comparar precios y características de los servicios ofrecidos por las empresas de hosting y dominios más importantes en España.

Este nuevo servicio web lanzado por Inventa Internet es según la propia definición y descripción de Hostarting

Hostarting es una comparador de precios de hosting que cuenta con la información de los planes de hosting, servidores dedicados, housing o registro de dominios de las principales empresas del país.

En tres sencillos pasos tenemos una comparativa de servicios de hosting con datos técnicos de espacio, transferencia y memoria y el precio, que nos ahorrará mucho tiempo al evaluar la relación cuestiones técnicas – precio.

hostarting.jpg

Incluyen tanto servidores de hosting como dedicados y virtuales. Y por otro lado podemos hacer esto mismo con los dominios y registradores. Y nos permite filtrar por precio y por mejor valorados.

Esto segundo es posible porque todo ello va acompañado de una capa social que es la parte mas interesante. Los usuarios pueden votar y comentar todo, las empresas en si y todos y cada uno de sus productos.

Los usuarios contribuyen a mejorar la información de estos servicios por medio de sus revisiones, comentarios y valoraciones. Ofrecemos un servicio independiente donde son los usuarios los que determinan la relevancia de los servicios que ofrecen las empresas de hosting.

El servicio se complementa por medio de rankings por precios y valoraciones tanto de los servicios de hosting como de registro de dominios.

Empieza ya con una gran base de datos de servicios de hosting y dominios que refleja más de 450 planes de hosting y más de 370 planes de registro de dominios correspondientes a más de 40 empresas proveedores de hosting y registradores de dominios. Que seguro que va aumentando en breve por otras empresas menos conocidas que se inscriben y no quieren quedarse fuera del comparador.

Un buen servicio que a veces se echaba en falta y que de seguro a las pequeñas empresas y pymes les facilita mucho la labor de decisión a la hora de comprar dominio y hosting.


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