5 situaciones en las que enviarás un email o SMS certificado

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Artículo escrito por Manel Cervera Díaz, Director de desarrollo de negocio de Lleida.net. Hemos invitado a Manel a que nos explique de primera mano el por qué de su servicio de envío de email y SMS certificados ya que nos parece una alternativa interesante para tener en cuenta en la gestión de nuestro negocio.

Ante una situación de impago, reclamación, notificación o baja de un servicio, lo habitual (o así debería hacerse) es enviar una comunicación fehaciente para dejar constancia de la comunicación efectuada.

Una comunicación fehaciente con valor probatorio es aquella en la que queda certificado el contenido, emisor, destinatario y fecha de envío. La comunicación fehaciente más conocida, todavía a día de hoy, es el burofax, a pesar de su precio (unos 25 €).

Si no se tiene la costumbre de realizar este tipo de gestiones, pueden suceder varias cosas: que por desconocimiento la comunicación no se haga de manera fehaciente o que el precio de un burofax eche para atrás al individuo y decida no realizar la comunicación. Lo primero suele suceder cuando uno hace una petición de baja de servicio o una reclamación de garantía a un comercio. Lo segundo, si se trata de una reclamación de deuda y la cuantía no es muy elevada o si los daños no justifican el gasto de un burofax.

Si por el contrario, se está habituado a usar este tipo de comunicaciones y se realizan con cierta regularidad notificaciones fehacientes, ya se sabrá el coste que conllevan y se conocerá la mecánica (realizar la comunicación, enviarla y esperar que la otra parte se encuentre en domicilio para recoger el burofax, sino le dejarán un aviso).

Pero existen otras maneras de hacer comunicaciones fehacientes, más económicas y ágiles y con la misma validez legal. Un email certificado o un SMS certificado generan un certificado con el contenido, emisor, destinatario y fecha y hora de envío, constituyendo una comunicación fehaciente con valor probatorio. Por tanto, podemos enumerar cinco situaciones en las que en vez de enviar un burofax, enviarás un email certificado un SMS certificado, porque será más rápido y más barato:

  • Reclamar una deuda: Antes de iniciar cualquier acción judicial, debes reclamar por escrito de manera fehaciente al cliente la deuda que tiene contigo. En esta reclamación has de adjuntar la factura, la cuantía reclamada y un plazo para realizar el pago.
  • Poner una reclamación por daños:
    Haz una reclamación fehaciente por escrito, adjuntando el material que consideres: fotografías, facturas. Además, en esta reclamación debes hacer una identificación de los daños e indicar el valor asociado a ellos.
  • Hacer una reclamación de garantía: Lo primero que has de hacer es notificar al vendedor y fabricante lo que ocurre. En esta notificación has de identificar perfectamente tus datos y el problema, los datos del producto y adjuntar la factura o garantía sellada.
  • Pedir la anulación de inscripción en un fichero de morosos: Si tienes pruebas que demuestran que tu inscripción en el fichero de morosos es errónea, primero deberías comunicar de manera fehaciente a la empresa titular del fichero que retire tus datos. Para ello, aportarás la documentación que consideres necesaria. Si la empresa titular del fichero no hace nada, puedes presentar la reclamación ante la AEPD. Además, tienes derecho a reclamar judicialmente una indemnización por daños y prejuicios.
  • Dar de baja un servicio: Aunque hayas comunicado tu baja por teléfono, pide una dirección de correo electrónico a la que poder enviar la notificación fehaciente de tu baja. En esta comunicación incluye tus datos y claramente los datos del servicio que quieres dar de baja.

Lleida.net ofrece el servicio de envío de emails y SMS certificados como alternativa económica al burofax.