Comunicaciones, Productividad

Acta de una reunión como medida para hacer reuniones más productivas

23 sep , 2008   Por invitado


El Acta de una reunión es una medida totalmente necesaria (aunque no suficiente) para lograr que las reuniones sean productivas. Es evidente que toda reunión tiene que quedar registrada de algún modo, y el acta es el resumen que nos permitirá:

  • comprobar los asistentes reales y los que excusaron su asistencia
  • registrar las decisiones tomadas en la reunión
  • determinar el plan de actuación, en el caso de que lo haya, después de la reunión
  • convocar oficialmente una nueva reunión.

Mesa_reunionesNo obstante, mi experiencia me dice que hay determinados formalismos en las reuniones que son totalmente inútiles. Vamos a detallar los puntos mínimos necesarios para que cualquier reunión sea ágil, y cumpla con los requisitos formales mínimos para separar los formalismos necesarios de los que generan una mera pérdidas de tiempo.

1- Antes de la reunión, facilita a los asistentes el orden del día.

Es evidente, pero no siempre se hace. Es imprescindible para que todos conozcan de qué se va hablar, y se preparen cada tema adecuadamente.
Si alguno de los asistentes no se prepara sus puntos, en una reunión quedará retratado con aportaciones poco desarrolladas.

2- Lectura de los asistentes en la propia reunión.

Hablar sólo de quien no ha podido venir, quien ha excusado su asistencia. En algunas empresas todavía se hace la presentación de asistentes, cuando en realidad todos se conocen, puesto que son compañeros de trabajo.

3- No leas el acta anterior.

Seamos profesionales. Que cada uno se lea la reunión anterior (si la hay) antes de asistir a la reunión en cuestión. Leer el acta anterior es como decir que los asistentes son inútiles porque no saben prepararse la reunión de hoy.

4- Trata los puntos de la orden del día en el orden en el que los enunciaste.

Es importante, puesto que algunos de los asistentes se habrán preparado los temas en ese orden de importancia. Por tanto, es importante que quien redacta el orden del día ordene los temas de mayor a menor importancia.

5- Registra las decisiones en una nueva acta de reunión en la misma reunión. 

Trabajemos simultániamente, no tomes apuntes en una libreta durante la reunión para después gastar 1 hora en redactar un acta perfecta. Es mejor redactar una acta esquemática ipso facto que no perder tiempo después. A parte, es interesante que todos los asistentes se vayan de la reunión con el plan de trabajo ya realizado y visualizable desde que se sientan de nuevo en su escritorio.

6- gestiona la documentación con herramientas online.

Usa la intranet de la empresa para tener un registro de actas, o en su defecto usa herramientas tipo GoogleDocs, convenientemente compartidas. A parte de ser cero papel, son más adecuadas para posibles revisiones, correcciones, etc.


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21 Comentarios

  1. blan dice:

    Voy ha empezar a tener que preparar el orden del dia , preparar las juntas de mi empresa y empresas de su grupo, con todos los asuntos a tratar, me gustaria disponer de una plantilla mas concreta, y junto a todos estos comentarios, poder hacer mas facil mi trabajo, ya que nunca antes, habia hecho un trabajo asi…..gracias

  2. nay dice:

    la verdad ..me gustarisa que me ayuden radactar un acta acta…….ahora …ahora q voy a trabajar en una empresa de asosiaciones

  3. Hola,
    Yo tengo un formato de acta muy sencillo pero eficaz.
    Titulo, fecha, lugar
    Asistentes: persona1 (empresa1); persona2, persona3 (empresa2)
    Distribución de documentación
    [Tabla] ID, Descripción del documento (formato), Distribuido por (nombre), Recibido por (nombre)
    Resumen
    [Tabla]
    ID. O sea, punto del día
    Tema. Sintético
    Información. De qué se ha hablado, qué puntos han salido. Siempre muy sintético y usando dos nivels de viñeta
    Conclusiones. Esta es la pieza fundamental. Si hay que hacer algo, se apunta en esta columna (quién, qué, para cuando). Si se toma una decisión en la reunión, se apunta en esta columna.

    De esa forma, se puede leer la columna de conclusiones. Por supuesto, nunca se toma la transcripción directa de lo que dice cada uno.

  4. Tita dice:

    Excelente aporte sobre elaboracion de actas, para mi es un asco realizarlas en mi actual trabajo, porque son todas formales y no hay claridad en lo que es realmente importante, se toman apuntes y luego el lider la redacta sobre recuerdos, odio hacerlo, voy a proponer innovar con estos tips. gracias

  5. diana rojas dice:

    Cordial saludo.
    hola trabajo como secretaria de un afundacion y necesito diseños para realizar actas.
    Gracias

  6. Jose Antonio Balcarcel dice:

    Se ha perdido la esencia de hacer actas en las reuniones, las actas deben de ser escritas en el momento, que se porduce la sesion, y al final se lee la minuta, y si todo es correcto se procede a que la firmen el presidente, el secretrio,,el tesorero y un testigo. Este procedimiento certifica que el acta es refeljo real de lo que se hablo y discutio en la sesion.En muchas instituciones, el secretario toma notas, y despues elabora el acta, y se len en la siguiente sesion para aprobarla, considero que es algo anomalo, ya que se presta,,para cambiar, a voluntad en intereses lo que en realidad se trato en la reunion….. ¿que opinan?

  7. son los mejores por que tienen toda clase de explicacion a cada tema solicitado por eso les va tan bien

  8. gladys dice:

    esperaba una buena respuesta pues no me gusta el bochinche,esto es importamte para mi y creo que esas cosas no caben aqui gracias

  9. DARIO dice:

    uuuuuuuuuuuuf …..
    de la que me libraron no sabia como seguir los pasos……….gracias

  10. Isabel Gonzalez dice:

    Por qué el autor escribe algunas veces ‘el orden del día’ y otras: ‘la orden del día’? En qué quedamos? Masculino o femenino?

  11. viviana andrea dice:

    hola, solo quiero saber las pautas y una acta de ejemplo pero que sea consisa y exicta.
    como redadtar in acta de reunion de traba

  12. tu madre dice:

    desciados cara de chcha no les dieron por ese culo xxx m,p hp coman picha

  13. JUAN JOSÉ MACHUCA dice:

    Buenas tardes: me podrían colaborar con informarme qué se debe hacer cuando los asistentes pasan de 15. gracias y espero pronta respuesta.

  14. YEM dice:

    ES UNA DESGRACIA HACER UN ACTA

  15. pao dice:

    su concepto es muy concreto

  16. NOHORA. dice:

    Investigo la forma de hacer un acta por que estoy ignorante en este tema, y me urge saberlo ya que por estos días debo hacer varias de estas en una junta administrativa de una asociación de padres, quiero que me hagan el favor y me ayuden. con este temita, no conozco nada IGNORANTE TOTAL.

    Gracias

  17. vicent dice:

    perdon por so hago perder el tiempo,pero quisiera hacer el siguiente comentario y que me contestarais si es posible ,yo siempre he redactado un acta con el encabezamiento de quien la preside luego que el que la preside que es asistido por secretario o vicesecretario en funciones ya que al final de la redaccion del acta son ellos los que la firman y seguido por los vocales y luego el resto de asistentes,tabajadores,propietarios,cofrades,etc…,y se me ha dicho que no es asi que solo debe ir el presidente es correcto lo que hago o no.

  18. [...] cual azucarillos en una taza de cafe . Si quieres tener control de los resultados, manipula el acta segun tus intereses. En la siguiente reunión, nadie recordará nada y tu podras hacer referencia a [...]

  19. [...] Acta de una reunión para hacer reuniones más productivas [...]

  20. Jordi Pérez dice:

    Si, Ramón, tienes razón. Son medidas muy obvias y sencillas.

    La verdad es que yo, todo este formalismo de actas, lo sufrí en mi antiguo trabajo… y se seguían los formalismos al pie de la letra (lectura asistentes, lectura de el acta anterior…)
    Un palo.

    Me decidí a hacer este post porque después de 4 años sin sufrir estas “actas formalísimas”, el otro día me encontré con una pyme que seguía igual que yo en el 2005. Les expliqué el simple GDocs y lo desconocían por completo.

    A qué alternativas a GoogleDocs te refieres?

    SAludos!
    Jordi

  21. Ramon Costa dice:

    Me parecen unas ideas muy obvias y sencillas de implementar.

    KlSS, ¿verdad?

    Pero queria comentarque existen alternativas a GoogleDocs y que nunca tenemos en cuenta.

    Ramon Costa
    http://innovacionyproductividad.spaces.live.Com

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